Q&A om arbejdsfordeling ifm. Covid-19

Q&A om arbejdsfordeling ifm. Covid-19

Vi har her på siden samlet svarene på de hyppigst stillede spørgsmål vedrørende arbejdsfordeling ifm. Covid-19.

Hvad er arbejdsfordeling?

Arbejdsfordeling er en tidsbegrænset aftale, hvor medarbejdernes arbejdstid nedsættes i en begrænset periode for at undgå opsigelser. De dage, hvor medarbejderen ikke er på arbejde, indgår denne som ledig. Er medarbejderen medlem af en A-kasse, kan denne modtage supplerende dagpenge i de dage, denne er ledige.

Hvordan kan en aftale om arbejdsfordeling etableres?

Man kan som virksomhed enten etablere arbejdsfordeling for hele virksomheden, en eller flere afdelinger, eller et eller flere produktionsområder. I visse tilfælde kan man som virksomhed også etablere arbejdsfordeling for tværgående funktioner.

Dette kræver dog, at den pågældende funktion er organiseret som én samlet funktion, herunder f.eks. en vedligeholdelsesfunktion, hvor vedligeholdelsesmedarbejderne refererer til samme vedligeholdelseschef. Hvis de enkelte vedligeholdelsesmedarbejdere refererer til forskellige funktionschefer, kan der ikke etableres en samlet arbejdsfordeling for vedligeholdelsesfunktionen, idet funktionen således ikke anses for værende én samlet funktion.

En arbejdsfordeling kan etableres på følgende måder:

  • 1 uges ledighed/1 uges arbejde
  • 2 ugers ledighed/2 ugers arbejde
  • 1 uges ledighed/2 ugers arbejde
  • 4 dages ledighed per uge
  • 3 dages ledighed per uge
  • 2 dages ledighed per uge.

Det er muligt at skifte mellem de forskellige typer af arbejdsfordelinger, når en ”cyklus” i arbejdsfordelingen er afsluttet. Har en virksomhed således aftalt en arbejdsfordeling på 1 uges arbejde efterfulgt af 1 uges ledighed, kan virksomheden efter 1 uge med ledighed skifte til en anden arbejdsfordelingsmodel.

Arbejdsfordeling for medarbejdere med skæve arbejdstider

Har man medarbejdere, hvis arbejdsplaner har en vis ”skævhed”, kan det anbefales at vælge en af følgende arbejdsfordelingsmodeller:

  • 1 uges ledighed/1 uges arbejde
  • 2 ugers ledighed/2 ugers arbejde
  • 1 uges ledighed/2 ugers arbejde.

”Skævheder” kan f.eks. være weekendarbejde, en 4-dages arbejdsuge og lignende.

Hvor lang tid gælder en arbejdsfordeling?

Som udgangspunkt kan en aftale om arbejdsfordeling sammenlagt etableres for 13 uger inden for en 12 måneders periode. De 13 uger kan deles op i flere perioder, og der er derfor ikke noget krav om samlet afvikling.

Hvis man ønsker at forlænge arbejdsfordelingsperioden ud over de 13 uger, skal der sendes en ansøgning herom til det regionale beskæftigelsesråd. Beskæftigelsesrådet skal modtage ansøgningen senest 4 uger før det forventede starttidspunkt for forlængelsen. Hvis beskæftigelsesrådet godkender ansøgningen, skal godkendelsen, fravigelsesaftalen og de normale papirer sendes til forbund og jobcenteret.

Udbetaling af ekstra G-dage i forbindelse med forlængelse af arbejdsfordelingen

Hvis en arbejdsfordeling, som er anmeldt til jobcenteret, forlænges inden for 13-ugers perioden, uden at arbejdsfordelingen afbrydes, og uden at arbejdsfordelingen sammenlagt varer ud over de 13 uger, skal arbejdsgiveren ikke på ny betale G-dage. 

Hvis arbejdsfordelingen derimod forlænges ud over de 13 uger, og arbejdsfordelingen for den overskydende del skal godkendes af Det Regionale Beskæftigelsesråd, skal virksomheden betale for G-dage på ny til de medlemmer, der er omfattet af arbejdsfordelingen.

Husk at være opmærksom på, at de almindelige regler omkring udbetaling af G-dag suspenderes i perioden frem til den 31. august 2020. Efter den 31. august 2020 genoptages de almindelige regler for udbetaling af G-dage i forbindelse med en arbejdsfordeling således igen, således der for hver sammenhængende periode med arbejdsfordeling skal betales 2 G-dage.

Etableres der eksempelvis arbejdsfordeling i først 4 uger, og så 9 uger på et senere tidspunkt, vil arbejdsgiver skulle betales 2 x 2 G-dage. Modsat etableres der arbejdsfordeling i en sammenhængende periode på 13 uger, vil arbejdsgiver ”kun” skulle betale de 2 G-dage.

Forlænges arbejdsfordelingen inden for 13-ugers perioden, uden at arbejdsfordelingen afbrydes, og uden at arbejdsfordelingen sammenlagt varer ud over de 13 uger, skal der ikke på ny betales G-dage. Forlænger man først efter udløbet af de 13 uger, vil arbejdsgiver været forpligtet til at betale yderligere 2 G-dage.

Hvilke medarbejdere er omfattet af ordningen?

Alle typer af medarbejdergrupper kan i princippet deltage i en arbejdsfordeling, herunder uanset om de er omfattet af en overenskomst eller ej.

Det er dog en forudsætning, at der er tale om lønmodtagere. Administrerende direktør, medarbejdere med ejerandele og indflydelse samt lignende kan således ikke indgå i aftalen.

Elever og lærlinge kan heller ikke deltage i en arbejdsfordeling, da de er omfattet af en uddannelsesaftale og dermed ikke har en egentlig ansættelsesaftale.

Medarbejdere, der er omfattet af overenskomst

Medarbejdere, der er omfattet af en overenskomst, som indeholder bestemmelser om arbejdsfordeling, kan deltage i en arbejdsfordeling efter de bestemmelser, der er fastsat i overenskomsten. Det betyder således også, at man som virksomhed som udgangspunkt ikke kan aftale ”sin egen form for arbejdsfordeling”, medmindre denne stemmer overens med reglerne i overenskomsten.

Medarbejdere, der er omfattet af en overenskomst, som ikke indeholder bestemmelser om arbejdsfordeling, vil kunne deltage i arbejdsfordeling på samme måde som medarbejdere, der ikke er omfattet af en overenskomst. Se nedenfor.

Dette betyder med andre ord, at virksomheden kan aftale sin egen arbejdsfordelingsmodel. En undtagelse hertil er dog medarbejdere omfattet af Industriens Funktionæroverenskomst, hvor det efter CO-industris opfattelse ikke er muligt at aftale arbejdsfordeling. Som følge heraf anbefales det derfor også, at man som virksomhed forsøger at etablere arbejdsfordeling på de områder, hvor der ikke arbejder funktionærer omfattet af Industriens Funktionæroverenskomst.

Medarbejdere, der ikke er omfattet af overenskomst

For medarbejdere, der ikke er overenskomstdækkede – både timelønnede og funktionærer – skal virksomheden indgå en ”anden kollektiv aftale”. I den ”anden kollektive aftale” skal vilkårene for arbejdsfordelingen beskrives, ligesom den skal være indgået mellem en repræsentant fra virksomheden og alle i den pågældende medarbejdergruppe. Ved aftalens indgåelse spiller det ingen rolle, hvorvidt de omfattede medarbejdere er medlem af en a-kasse. Det er dog kun de medarbejdere, der er medlem af en a-kasse, som kan modtage dagpenge i de dage, hvor medarbejderne ikke er på arbejde.

Det er en forudsætning for etableringen af arbejdsfordelingen, at alle medarbejdere inden for det område, hvor der påtænkes at etablere arbejdsfordeling, tilslutter sig aftalen om arbejdsfordeling. Tilslutter de nødvendige medarbejdere sig ikke aftalen om arbejdsfordeling, kan virksomheden ikke anvende denne løsning.

Det er endvidere en forudsætning, at der for de medarbejdere, der kan få supplerende dagpenge, er indarbejdet en frigørelsesmulighed i arbejdsfordelingen.

Medarbejdere med særlige ansættelseskontrakter

Nogle medarbejdere har en ansættelseskontrakt, hvor det fremgår, at de ikke kan indgå i arbejdsfordeling. Har man som virksomhed sådanne medarbejdere ansat, skal disse varsles med deres individuelle opsigelsesvarsel, hvis de skal indgå i en arbejdsfordelingsordning. Man kan også vælge at lave en individuel aftale med de/den pågældende medarbejder, om at vedkommende enten midlertidigt eller permanent kan deltage i arbejdsfordeling.

Medarbejdere på deltid

Medarbejdere på deltid kan godt deltage i arbejdsfordeling efter samme ordninger som for fuldtidsansatte, herunder ved aftale om:

  • 1 uges ledighed/1 uges arbejde
  • 2 ugers ledighed/2 ugers arbejde
  • 1 uges ledighed/2 ugers arbejde
  • 4 dages ledighed per uge
  • 3 dages ledighed per uge, eller
  • 2 dages ledighed per uge.

Hvis medarbejderen er fuldtidsforsikret, vil medarbejderen blive suppleret op til 160,33 timer om måneden, uanset om medarbejderen i en arbejdsfordeling arbejder 2, 3 eller 4 dage om ugen. Medarbejderen skal blot angive på ydelseskortet, hvor mange timers arbejde, der udføres pr. dag, hvorefter medarbejderen bliver supplereret op til 160,33 timer i den pågældende måned.

Hvis medarbejderen er deltidsforsikret, skal de ikke nødvendigvis arbejde forholdsmæssigt, hvis de i en arbejdsfordeling arbejder 2, 3 eller 4 dage om ugen. Medarbejderen skal blot angive på ydelseskortet, hvor mange timers arbejde der udføres pr. dag, hvorefter medarbejderen bliver supplereret op imod de 130 timer.

Beskyttede medarbejdergrupper (f.eks. gravide mv.)

Beskyttede medarbejdergrupper – f.eks. gravide, handicappede mv. – deltager i arbejdsfordelingen på lige fod med virksomhedens øvrige medarbejdere.

Tidsbegrænsede ansættelser

Tidsbegrænsede ansatte kan også indgå i en ordning om arbejdsfordeling, hvis der er tale om en tidsbegrænsning, der løber over en længere periode. Det vil sige løber over den periode, hvor arbejdsfordelingsordningen aftales.

Medarbejdere, der ikke er medlem af en A-kasse

Medarbejdere, der ikke er medlem af en A-kasse, kan som tidligere nævnt godt deltage i en arbejdsfordeling, men de vil bare ikke modtage dagpengebetaling på deres ledighedsdage i arbejdsfordelingsperioden.

Allerede opsagte medarbejdere

Allerede opsagte medarbejdere kan ikke deltage i en ordning om arbejdsfordeling. Dette betyder dog ikke, at opsagte medarbejdere ikke skal håndteres i forbindelse med en aftale om arbejdsfordeling.

Opsagte medarbejdere skal håndteres på én af følgende måder under en arbejdsfordeling:

  • Den/de opsagte medarbejder(e) flyttes til en anden afdeling eller produktionsenhed, hvor der ikke er aftalt arbejdsfordeling med den følge, at medarbejderen ikke deltager i det arbejde, der foregår i den eller de afdelinger/produktionsenheder, hvor der er etableret arbejdsfordeling.
  • Den/de opsagte medarbejder(e) bliver i den afdeling eller produktionsenhed, hvor der er aftalt arbejdsfordeling, og følger den arbejdsfordeling de øvrige medarbejdere deltager i, herunder dog med den forskel, at de opsagte medarbejder(e) får deres normale løn på de dage, hvor de øvrige medarbejdere er på dagpenge.

Kan man tage enkeltpersoner ud af en arbejdsfordelingsaftale?

Nej, det kan man som udgangspunkt ikke.

Kan man opsige en medarbejder under en arbejdsfordeling?

Det er ikke muligt at opsige en medarbejder under en arbejdsfordeling, hvis årsagen til opsigelsen er begrundet i virksomhedens forhold eller samme begrundelse som anvendt for arbejdsfordelingen.

Det er således kun muligt at opsige en medarbejder i en arbejdsfordeling, hvis opsigelsen er begrundet i medarbejderens egne forhold.

Hvordan håndteres overarbejde, afspadsering, flekstimer mv.?

Overarbejde

Man kan godt bede medarbejderne om at arbejde over under en arbejdsfordeling. Medarbejderen skal dog blot registrere overtimerne på sit dagpengekort. Som udgangspunkt må medarbejderen forvente at blive modregnet i dagpengene for den følgende periode, som en følge af overarbejdet.

Samtidig skal man være opmærksom på, at nogle tillidsrepræsentanter og/eller forbund godt kan opfatte overarbejde som et udtryk for, at der åbenbart ikke er behov for den pågældende arbejdsfordeling og som en følge deraf vil kræve arbejdsfordelingen annulleret evt. med tilbagevirkende kraft.

Afspadsering og opsparede flekstimer

I forbindelse med en arbejdsfordeling gælder de ”normale dagpengeregler”. Det betyder, at medarbejderen risikerer at blive modregnet i sine dagpenge, hvis vedkommende har opsparet flekstimer ved at arbejde mere end 37 timer om ugen i gennemsnit i de sidste 3 måneder op til arbejdsfordelingen.

Afvikling af opsparet flekstid

Medarbejderne kan godt afvikle opsparet flekstid under arbejdsfordeling. De dage, medarbejderen er på arbejde, afvikler han/hun flekstiden som ”normalt”. De dage, medarbejderen er ledig, kan han/hun afvikle opsparet flekstid som hele dage. I dette tilfælde skal virksomheden betale medarbejderen den samme betaling, som vedkommende ville have fået, hvis flekstiden var blevet afspadseret på en almindelig arbejdsdag. Medarbejderen skal selv underrette A-kassen om, at vedkommende har afviklet flekstimer betalt af virksomheden den pågældende dag.

Hvordan håndteres sygemeldte medarbejdere?

Timelønnede medarbejdere

Timelønnede medarbejdere, der er sygemeldte, før de har fået besked om arbejdsfordeling, kan ikke indgå i den pågældende fordeling, før de er raskmeldte.

Det vil dog være en god idé, at man som virksomhed alligevel tilføjer de sygemeldte medarbejdere på navnelisterne, men blot skriver ”sygemeldt” ud for dem. Hvis medarbejderen raskmelder sig, inden arbejdsfordelingen er ophørt, skal virksomheden meddele dette til diverse forbund og Jobcenteret, idet medarbejderen herefter kan indgå i arbejdsfordelingen.

Medarbejdere, der bliver sygemeldt, efter virksomheden har meddelt arbejdsfordeling, indgår i arbejdsfordelingen uanset. Virksomheden skal betale medarbejderne sygeløn for de dage/uger, medarbejderne skulle have været på arbejde. Kommunen betaler for de dage/uger, medarbejderne er ledige i fordelingen, herunder dog med den forudsætning, at medarbejderne er medlem af en A-kasse.

Funktionæransatte medarbejdere

Hvorvidt sygemeldte funktionæransatte medarbejdere skal håndteres i forbindelse med en arbejdsfordeling afhænger af, hvad der aftales i forbindelse med etablering af fordelingen. Funktionærer, der bliver sygemeldte, efter at der er aftalt arbejdsfordeling, indgår i arbejdsfordelingen, medmindre andet er aftalt.

Hvis den sygemeldte funktionær indgår i arbejdsfordelingen, skal virksomheden betale funktionæren fuld løn på de dage/uger, hvor funktionæren skulle have været på arbejde. For de dage, hvor funktionæren er ledig i fordelingen, har virksomheden ingen lønforpligtelse.

Det samme gør sig gældende, hvis funktionærens sygdom skyldes en arbejdsskade eller en erhvervsbetinget lidelse.

Kan medarbejdere afholde ferie i en arbejdsfordelingsperiode?

Medarbejderne kan godt afholde ferie i en arbejdsfordelingsperiode, hvis virksomheden er indstillet på det. Virksomheden betaler, som den ville gøre på en hvilken som helst anden feriedag, uanset om ferien er placeret på dage, hvor medarbejderen skulle have været på arbejde eller ledig jævnfør planen. Medarbejderen meddeler selv A-kassen, hvis ferien er placeret på dage, hvor vedkommende er ledig.

Kan man afbryde en arbejdsfordeling før planlagt tid?

Man kan godt afbryde en arbejdsfordeling før planlagt sluttidspunkt. Det kan gøres fra dag til dag ved at sende et kort brev eller en e-mail til de parter, som man i første omgang anmeldte arbejdsfordelingen til.

For visse medarbejdergrupper (f.eks. medarbejdere omfattet af Industriens Overenskomst) gælder der visse krav i forhold til hurtigt efter afbrydelsen af en arbejdsfordeling, at der skal etableres en ny.

Man skal i øvrigt være opmærksom på, at afbrydelsen af en arbejdsfordelingsaftale kan få betydning i forhold til eventuel støtte, som kan opnås fra IKUF, hvis man f.eks. har kombineret en arbejdsfordelingsaftale med IKUF-støttet uddannelse.

Hvordan anmeldes en arbejdsfordelingsordning?

Det er forskelligt, hvordan man som virksomhed skal anmelde en aftalt arbejdsfordeling alt efter, hvilken medarbejdergruppe medarbejderne er omfattet af.

Er der tale om medarbejdere, der ikke er omfattet af en overenskomst, skal virksomheden skriftligt informere det lokale jobcenter om arbejdsfordelingen, herunder med oplysninger om:

  • Virksomhedens oplysninger
  • Hvornår arbejdsfordelingen gælder fra og til
  • Hvor mange medarbejdere, der er omfattet af arbejdsfordelingen
  • Hvilken del af virksomheden, der er omfattet af arbejdsfordelingen, herunder med specifikation om, hvorvidt det er hele virksomheden, en afdeling eller en produktionsenhed. Det skal endvidere angives, hvilke afdelinger eller produktionsenheder, der er omfattet af arbejdsfordelingen.
  • Hvilken arbejdsfordelingsmodel der er valgt.

Derudover skal man sammen med indberetningen indlevere en liste med oplysninger på de medarbejdere, der er omfattet af arbejdsfordelingen, herunder oplysninger om:

  • Medarbejderens navn
  • Medarbejderens cpr. nr.
  • Medarbejderens a-kasse, og
  • Hvorvidt medarbejderen inden for de seneste 12 måneder har været en del af en fordelingsperiode.

Det kan som nævnt forholde sig anderledes for medarbejdere omfattet af overenskomster. I den forbindelse er det vigtigt at tage fat i det pågældende fagforbund for at finde ud af, hvilke oplysninger og frister der er gældende i den forbindelse.

Kontakt

Tak for din henvendelse

Vi har sendt dig en kvittering via mail og kontakter dig hurtigst muligt.

Har du spørgsmål eller brug for rådgivning ifm. Covid-19?

Vores advokater står klar til at hjælpe

Vil du vide mere, eller har du brug for hjælp, så udfyld felterne. Så kontakter vi dig hurtigst muligt.

Vi anbefaler, at du ikke indtaster nogle følsomme personoplysninger (f.eks. helbredsoplysninger) eller cpr. nr. i kontaktformularen.

Se vores persondatapolitik her