Behandling af personoplysninger, når du bruger vores chatfunktion
1. Indledning
I denne politik kan du læse nærmere om, hvilke betingelser, der gælder, når du benytter dig af HjulmandKaptains chatfunktion.
Betingelserne er senest opdateret juli 2024.
2. Dataansvarlig
HjulmandKaptain er dataansvarlig for de personoplysninger, vi behandler som led i varetagelsen af vores chatfunktion. Nedenfor finder du alle relevante kontaktoplysninger, herunder også hvor du skal henvende dig, hvis du har spørgsmål til behandlingen af dine personoplysninger:
HjulmandKaptain Advokatpartnerselskab
CVR nr. 32337120
Østre Havnegade 12
9000 Aalborg
+45 70151000
3. Begræns dine oplysninger
Du skal være opmærksom på, at vi gemmer al korrespondance i chatten, herunder for blandt andet at kunne dokumentere den korrespondance, der har været imellem dig og vores medarbejdere, der betjener chatfunktionen.
Vi opfordrer dig til ikke at indtaste flere personoplysninger i chatfunktionen end nødvendigt. Vi opfordrer dig særligt til ikke at indtaste oplysninger af særlig fortrolig karakter (f.eks. cpr-nummer) eller følsomme personoplysninger (f.eks. helbredsoplysninger, fagforeningsmæssige forhold, race, religion, seksuel orientering mv.) og oplysninger om strafbare forhold.
4. Formål og retsgrundlag
Når vi behandler personoplysninger i forbindelse med din henvendelse, gør vi dette som udgangspunkt for at kunne yde juridisk rådgivning til dig (med henblik på at indgå eller opfylde den aftale, vi har med dig eller den virksomhed, du repræsenterer).
Formålet med behandlingen er således først og fremmest at kunne opfylde (eller indgå) den aftale, som er indgået mellem os, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1(b). Derudover kan vi også behandle almindelig personoplysninger i medfør af den gældende interesseafvejningsregel i databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1(f), herunder vores legitime interesse i administrering af kundeforholdet eller indgåelse af et eventuelt aftaleforhold.
Indeholder din henvendelse følsomme personoplysninger, som er nødvendig for vores håndtering af din henvendelse, er formålet med behandlingen heraf at kunne håndtere et eventuelt retskrav på vegne af dig, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2(f).
Indeholder din henvendelse oplysninger om strafbare forhold, der er nødvendige for vores håndtering af din henvendelse, vil disse blive behandlet med hjemmel i databeskyttelsesforordningens artikel 10, jf. databeskyttelseslovens § 8, stk. 5, jf. § 7, stk. 1.
5. Kategori af personoplysninger
Når du benytter vores chatfunktion, behandler vi de personoplysninger, der fremgår af din henvendelse. Som udgangspunkt er dette oftest almindelige personoplysninger, herunder blandt andet:
- Identitets- og kontaktoplysninger, herunder navn, mailadresse og telefonnummer
- Enhedens IP-adresse
- Lokation for IP-adresse
- Oplysninger om baggrunden for henvendelsen
Som nævnt, opfordrer vi dig til ikke at afgive følsomme personoplysninger eller oplysninger om strafbare forhold i chatfunktionen, hvorfor vi som udgangspunkt ikke behandler disse kategorier af personoplysninger. Skulle henvendelsen indeholde disse kategorier af oplysninger, herunder f.eks. helbredsoplysninger, oplysning om fagforeningsmæssige forhold, straffeoplysninger eller lignende, vil de kun blive behandlet, såfremt det er nødvendigt for håndteringen af din henvendelse.
6. Hvor får vi oplysningerne fra
De personoplysninger, vi behandler om dig som følge af din henvendelse via chatfunktionen, kommer som udgangspunkt direkte fra dig. Derudover indhenter vi oplysninger om din enheds IP-adresse samt lokation for IP-adressen gennem vores chatplatform.
7. Modtagere af oplysningerne
Vi deler som udgangspunkt ikke dine personoplysninger med andre aktører. Når du sender en chathenvendelse, vil din henvendelse indledningsvist blive håndteret af den medarbejdere, som varetager chatfunktionen på det pågældende tidspunkt. Kan denne medarbejdere ikke hjælpe dig, vil din henvendelse sendt videre til anden kollega internt hos Hjulmandkaptain, som vil kontakte dig hurtigst mulig.
Udvikler din henvendelse sig til en egentlig rådgivnings- eller retssag, vil dine oplysninger kunne blive videregivet til andre aktører. Dette vil du dog blive informeret om inden denne sagsbehandling påbegyndes.
Udbyderen af vores chatfunktion har adgang til din chatfunktion. Der er dog indgået databehandleraftale med udbyderen, som således er underlagt instrukser om, at dine personoplysninger ikke må tilgås eller i øvrigt anvendes til andre formål end opbevaring i chatfunktionen.
8. Opbevaring og sletning
De personoplysninger, du afgiver til os forbindelse med brugen af chatten, slettes automatisk efter 30 dage. Dette er dog med undtagelse af, hvis din henvendelse udvikler sig til en egentlig rådgivnings- eller retssag, da dine oplysninger i disse tilfælde vil indgå i den pågældende sagsbehandling.
Uagtet ovenstående gemmer vi dog dele af korrespondancen i anonymiseret form med henblik på muligheden for udarbejdelse af statistikker, herunder over hvor mange henvendelser, vi får på chatfunktionen, hvilke emner, henvendelserne drejer sig om og lignende.
9. Dine rettigheder og klagemulighed
Du har en række rettigheder overfor os som følge af, at vi behandler dine personoplysninger. Nedenfor kan du læse nærmere om, hvilke rettigheder du har som følge heraf. Du er dog også altid velkommen til at kontakte os på data@70151000.dk, hvis du har spørgsmål hertil. Vi bestræber os på at besvare alle henvendelser hurtigst muligt og senest inden for 30 dage. Hvis vi ikke imødekommer din anmodning i henhold til nedenstående punkter, har du mulighed for at klage til Datatilsynet.
Du har ret til at få indsigt i de personoplysninger, som vi behandler om dig, med visse undtagelser, der er fastsat i lovgivningen. Derudover kan du gøre indsigelse mod indsamling og videre behandling af dine personoplysninger. Endvidere har du ret til at få berigtiget dine personoplysninger, eller du kan bede os om at begrænse behandlingen af dine personoplysninger. Hvis du anmoder om dette, vil vi slette de personoplysninger, vi har registreret om dig, uden unødigt ophold, medmindre vi kan fortsætte behandlingen på et andet grundlag. Dette kan eksempelvis være, hvis behandlingen er nødvendig for at kunne fastlægge et retskrav, hvis det er nødvendigt for at besvare en henvendelse fra dig, eller hvis vi efter lovgivningen er forpligtet til at opbevare oplysningerne.
Under visse omstændigheder kan du også anmode om, at vi giver dig en kopi af dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format og anmode om, at vi transmitterer oplysningerne til en anden dataansvarlig (dataportabilitet).
Hvis vi behandler dine personoplysninger på baggrund af dit samtykke, kan du til enhver tid trække dit samtykke tilbage. Hvis du trækker dit samtykke tilbage, vil vi ophøre med at behandle dine personoplysninger. Tilbagekaldelse af dit samtykke berører ikke lovligheden af den behandling, der er sket før tilbagekaldelse af samtykket. Ønsker du at tilbagekalde et samtykke, kan du skrive til data@70151000.dk med overskriften ”tilbagekaldelse af samtykke”.
Hvis du er uenig i den måde, hvorpå vi behandler dine personoplysninger på, eller de formål, som vi behandler oplysningerne til, er du velkommen til at kontakte os på data@70151000.dk eller pr. tlf. +45 7015 1000.
Du skal vide, at du også er berettiget til at indgive en klage om os og vores behandling af dine personoplysninger til Datatilsynet:
Datatilsynet
Carl Jacobsens Vej 35
2500 Valby
+45 3319 3200