Kan ordregiver i et EU-udbud se bort fra et tilbud, fordi tilbuddet fremstår ”unormalt lavt”?

Klagenævnet for Udbuds kendelse af den 13. maj 2020 mellem Kongsvang Rengøringsservice A/S mod Egaa Gymnasium.

Tildelingskriteriet var det økonomisk mest fordelagtige tilbud og med underkriterierne tilbudspris (50 %), kvalitet (35 %) og organisering (15 %).

Tilbud blev identificeret som unormalt lavt

På baggrund af de indkomne tilbud beregnede Egaa Gymnasium den gennemsnitlige timepris for rengøringen inkl. tilsyn og ledelse.

Gennemsnittet udgjorde 249,68 kr. Kongsvang Rengøringsservices tilbudte timepris udgjorde 205,30 kr.

Egaa Gymnasium identificerede tilbuddet fra Kongsvang Rengøringsservice som unormalt lavt og bad derfor om en nærmere redegørelse fra Kongsvang Rengøringsservice i medfør af udbudslovens § 169, stk. 1.

Kongsvang Rengøringsservice besvarende anmodningen og anførte, at deres tilbud ikke var unormalt lavt.

Egaa Gymnasium skønnede herefter (fortsat), at tilbuddet var unormalt lavt og afviste derfor tilbuddet som unormalt lavt i medfør af udbudslovens § 169, stk. 2.

Det er denne beslutning om afvisning, der bliver klaget over til Klagenævnet for Udbud.

Tilbudsgivers klage over ordregivers afvisning

Det centrale punkt i klagers indsigelser gik på følgende:

• Egaa Gymnasium har handlet i strid med udbudslovens § 169, stk. 2, ved at have erklæret Kongsvang Rengøringsservice A/S’ tilbud for unormalt lavt, på trods af at der ikke var grundlag herfor.

Det får klager dog ikke medhold i.

Klagenævnet for Udbuds afgørelse

Indledningsvis bemærkede Klagenævnet for Udbud, at Egaa Gymnasium som ordregiver skal foretage et konkret skøn af, hvorvidt tilbuddet er unormalt lavt under hensyn til:

• Den udbudte opgave
• Forhold i branchen samt
• Øvrige relevante faktorer.

Konkret bemærkede klagenævnet, at kontraktens anslåede værdi på 1 kr. var klart misvisende og derfor ikke var udtryk for den reelle værdi. Den opgjorte værdi kunne derfor ikke tillægges betydning i forhold til det skøn, som Egaa Gymnasium konkret foretog.  

Klagenævnet fandt heller ikke anledning til at kritisere Egaa Gymnasium for at have beregnet en timepris, som de anvendte til at foretage vurderingen af, om tilbuddet fremstod unormalt lavt.

Klagenævnet anførte samtidig, at det også beror på ordregivers skøn, om tilbudsgivers redegørelse på tilstrækkeligvis kan begrunde det lave prisniveau.

HjulmandKaptains kommentarer

Kendelsen berører et relevant emne, nemlig om ordregiver kan afvise et tilbud, der efter ordregivers skøn forekommer for godt til at være sandt.

Et unormalt lavt tilbud kræver en konkret vurdering
Hjemlen for ordregiver til at afvise et tilbud, der forekommer unormalt lavt, findes i udbudslovens § 169. Bestemmelsen definerer ikke, hvad der nærmere forstås ved ”unormalt lavt”. Det beror derfor på en konkret vurdering.

Ordregiver skal anmode tilbudsgiver om en redegørelse for priser mv.
Hvis man som ordregiver vurderer, at et tilbud er unormalt lavt, har man pligt til at anmode tilbudsgiveren om en nærmere redegørelse for de priser og/eller omkostninger, der indgår i tilbuddet. Ordregiver er forpligtet til dette, forinden et tilbud evt. afvises.

Med formuleringen af bestemmelsen er ordregiver tillagt en skønsmæssig vurdering. Først og fremmest i vurderingen af, om der er tale om et unormalt lavt tilbud eller ej. Herefter også i vurderingen af, hvorvidt tilbudsgiver i redegørelsen er i stand til at begrunde det lave pris- og/eller omkostningsniveau.

Ordregivers skøn
I den ovenfor omtalte kendelse fandt klagenævnet ikke anledning til at tilsidesætte ordregivers skøn. Praksis fra Klagenævnet for Udbud synes generelt at understrege det betydelige skøn, som ordregiver er tillagt – både i relation til om der er tale om et unormalt lavt tilbud, men også i vurderingen af, i hvilket omfang tilbudsgiver har været i stand til på tilfredsstillende vis at redegøre for sit lave pris- og/eller omkostningsniveau i redegørelsen.

Det kan, ud fra Klagenævnets præmisser, ikke udelukkes, at ordregivers angivelse af en anslået værdi af kontrakten i udbudsbekendtgørelsen kan få betydning for lovligheden af det efterfølgende skøn.

Ordregivers afvisning af et tilbud skal naturligvis være saglig begrundet, og beslutningen om at afvise et tilbud skal også være proportionel.

En lignende sag
En anden nyere kendelse fra klagenævnet understøtter dette, nemlig kendelsen af 6. maj 2020 mellem Gottlieb Paludan Architects A/S og Aarhus Vand A/S. Denne kendelse vedrører en konkrakt om arkitektrådgivning i forbindelse med opførelsen af et renseanlæg. Kontrakten blev udbudt som udbud med forhandling efter forsyningsvirksomhedsdirektivet.

Af kendelsen fremgår det, at Gottlieb Paludan Architects havde spekuleret i evalueringsmodellen og bevidst fastsat en række priser lavere end omkostningerne. Klagenævnet fandt heller ikke her anledning til at tilsidesætte ordregivers skønsmæssige vurdering.

Det viser kendelserne
De to kendelser understreger det vide skøn, ordregiver har, når det kommer til vurderingen af, om et tilbud fremstår unormalt lavt. Omvendt vil ordregiver kun i ganske få tilfælde have en pligt til at se bort fra et tilbud som unormalt lavt.

Tilbudsgiver skal være omhyggelig i sin besvarelse af ordregivers eventuelle henvendelse om et unormalt lavt tilbud. Besvarelsen skal bl.a. betrygge ordregiver i, at kontrakten eller rammeaftalen vil blive varetaget forsvarligt og i tråd med både udbudsmaterialet og det afgivne tilbud.   

Har du spørgsmål eller brug for rådgivning?

Har du spørgsmål eller brug for rådgivning i forbindelse med igangværende udbud, herunder spørgsmål om unormalt lave tilbud, er du altid velkommen til at kontakte os.