Hvornår skal en ordregiver meddele aktindsigt i et tilbud?

De vigtigste pointer fra afgørelsen

Afgørelsen bidrager til praksis om, hvilke oplysninger der kan undtages fra aktindsigt i henhold til offentlighedslovens § 30, nr. 2.

Vigtige pointer fra kendelsen er:

• Det er nødvendigt med en nøje stillingtagen til de enkelte dele af tilbuddet for at vurdere, om oplysningerne kan undtages i medfør af offentlighedslovens § 30, nr. 2.
• CV’er kan ikke generelt undtages fra aktindsigt.
• Det skal vurderes, om de omhandlede oplysninger kun vedrører det konkrete udbud.

Du kan læse mere om sagens faktum i det følgende samt HjulmandKaptains bemærkninger til afgørelsen.

Har du spørgsmål til aktindsigt i forbindelse med udbud eller udbud generelt, så er du altid velkommen til at kontakte vores specialister i udbudsret

Sagens forløb: Anmodning om aktindsigt i konkurrents tilbud

Den konkrete sag vedrører KOMPAN A/S’ (herefter ”Kompan”) klage over Frederiksberg Kommunes afgørelse om aktindsigt vedrørende et udbud om etablering af en legeplads i tilknytning til Ny Hollænderskolen.

Kompan anmodede den 30. maj 2022 om aktindsigt i den konkurrerende virksomhed Kirkegaard A/S’ (herefter ”Kirkegaard”) samlede tilbud med bilag.

Frederiksberg Kommune foretog herefter en høring af Kirkegaard, hvori kommunen bl.a. anmodede Kirkegard om at oplyse, om der var oplysninger i tilbuddet, som burde undtages fra aktindsigt.

Med henvisning til offentlighedslovens § 30, nr. 2, fandt Kirkegaard, at målfaste tegninger, tilbudsliste, produktblade, referencebilleder for både redskaber og materialer samt CV´er skulle undtages fra aktindsigt, da det ville medføre en risiko for væsentlige økonomiske skadevirkninger for Kirkegaard og dennes underleverandører, hvis aktindsigtsanmodningen fuldt ud blev imødekommet. Kirkegaard angav videre som begrundelse, at ”Materialet er afgivet i fortrolighed som en del af vores ydelser og kan kopieres i fremtiden. Dette gælder både priser, tegninger, produktblade samt den visuelle opsætning af referencer samt CV´r.”

Derfor mente tilbudsgiver, at oplysninger skulle undtages fra aktindsigt

Kirkegaard uddybede efterfølgende, hvorfor oplysningerne skulle undtages fra aktindsigt. Det fremgik af denne uddybning, at der på de målfaste tegninger fremgik varenr., tilbudslisten indeholdt priser, produktblade indeholdt beskrivelser af produkter, og hvilke godkendelser produkterne havde opnået og udlevering af referencebilleder ville krænke aftaler med kunder. Aktindsigt i CV’er ville efter Kirkegaards opfattelse være en krænkelse af en underentreprenørs aftaler med disse personer og ville medføre en risiko for, at de pågældende personer kunne blive udsat for målrettet rekruttering. Endelig anførte Kirkegaard, at aktindsigt i hele eller dele af tilbuddet ville medføre væsentlige økonomiske skadevirkninger i form af kopiering af priser, formuleringer og produktudvikling.

Kommunen bad efterfølgende på ny Kirkegaard uddybe begrundelsen for, at oplysningerne skulle undtages fra aktindsigt. Kirkegaard besvarede henvendelsen med, at det ikke var de enkelte dele af tilbuddet, men sammensætningen, der udgjorde deres forretning, og som ville kunne kopieres af konkurrenter med økonomisk skadevirkning til følge.

Kommunens afgørelse om aktindsigt

Frederiksberg Kommune besluttede at give Kompan delvis aktindsigt i tilbuddet fra Kirkegaard. Dog havde kommunen undtaget oplysninger, som efter kommunens vurdering vedrørte tekniske indretninger eller fremgangsmåde eller drifts- og forretningsforhold, som var af væsentlig økonomisk betydning for Kirkegaard, jf. offentlighedslovens § 30, nr. 2. Dette gjorde sig gældende for tegningsmateriale, tilbudsliste, uddybninger vedrørende redskaber, kanter og belægninger samt CV’er.

Kompas klagede herefter over kommunens afgørelse. Kommunen foretog herefter en ny høring hos Kirkegaard, idet kommunen bl.a. havde konstateret, at nogle produktark og datablade var offentligt tilgængelige på underentreprenørens hjemmeside. Kirkegaard svarede hertil, at så måtte Kompan være henvist til at finde det på underentreprenørens hjemmeside. Kommunen meddelte efterfølgende yderligere aktindsigt i produktblade på legepladsinventar.

Efter kommunens afgørelse om at meddele yderligere aktindsigt udvekslede Kompan og kommunen en række mails, idet Kompan var usikker på, hvilke dele af tilbuddet der var meddelt aktindsigt i. På baggrund af mailudvekslingen valgte Frederiksberg Kommune at anmode Klagenævnet for Udbud om at tage stilling til afgørelsen om aktindsigt.

Klagenævnets afgørelse

Klagenævnet fandt, at der kunne meddeles aktindsigt i videre omfang, end kommunen havde gjort.

Indledningsvis udtalte klagenævnet, at det ikke er muligt udtømmende at fastlægge, hvilke oplysninger der er omfattet af offentlighedslovens § 30, nr. 2, men det kan omfatte oplysninger om bl.a. produktionsmetoder, produktionsforhold, forretningsforbindelser, kundelister, forretningsbetingelser, kontraktvilkår, forretningsmæssige strategier og markedsføringstiltag. Endvidere kan det omfatte oplysninger om etableringsomkostninger, driftsomkostninger, salgsomkostninger samt oplysninger om en virksomheds regnskaber og økonomiske forhold i øvrigt, herunder dens skattemæssige situation.

Klagenævnet gennemgik herefter de enkelte dele af tilbuddet med henblik på at vurdere, hvorvidt og i hvilket omfang der skulle meddeles aktindsigt i oplysningerne.

Priser:
Klagenævnet fandt i overensstemmelse med klagenævnets faste praksis, at oplysninger om del- og enhedspriser kunne undtages fra aktindsigt og udtalte, at en konkurrerende virksomheds kendskab til den konkrete prissætning efter omstændighederne kan indebære en nærliggende risiko for, at tilbudsgiverens konkurrenceevne skades i forhold til fremtidige udbud med et væsentligt økonomisk tab til følge.

Tilbudsliste – Betegnelser og antal enheder:
For så vidt angår oplysninger i form af betegnelser for Kirkegaards ydelser og antallet heraf i forbindelse med udbuddet, vurderede klagenævnet, at der ikke var tale om forretningsforhold som omhandlet i offentlighedslovens § 30, nr. 2. Klagenævnet lagde vægt på, at oplysningerne alene vedrørte det konkrete udbud, og at det ikke var godtgjort, at den metode, hvormed Kirkegaard havde sammensat sit tilbud, var udtryk for en sådan særlig metode, at oplysningerne skulle undtages fra aktindsigt efter § 30, nr. 2.

CV’er:
Om aktindsigt i CV’er bemærkede klagenævnet, at oplysninger om navne, telefonnumre og e-mailadresser på medarbejdere hos en tilbudsgiver eller samarbejdspartner ikke – i almindelighed – kan undtages fra aktindsigt efter offentlighedslovens § 30, nr. 2, og at der ikke var grundlag for at nå et andet resultat i denne sag.

Derudover fandt klagenævnet, at oplysninger om medarbejdernes ansættelsessteder, uddannelse, kompetencer mv. ikke var omfattet af anvendelsesområdet i § 30, nr. 2. Oplysningerne om medarbejdernes rollefordeling havde ifølge klagenævnet ikke et sådant særligt indhold, at de måtte anses for forretningshemmeligheder.

Oplysninger om referencer på medarbejdere kunne heller ikke anses for at have en sådan særlig karakter, at de kunne undtages fra aktindsigt, jf. § 30, nr. 2. Klagenævnet lagde vægt på, at der alene var tale om korte og overordnede beskrivelser af referencerne.

Sammenfattende fandt klagenævnet, at aktindsigt i CV’erne ikke kunne antages at indebære en risiko for at skade Kirkegaards forretningsvirksomhed, og oplysningerne kunne derfor ikke undtages fra aktindsigt.

Tegninger/skitser:
Klagenævnet fandt, at tegningerne, der bl.a. beskrev legepladsens opbygning og materialer, udgjorde oplysninger om produktionsforhold og tekniske indretning, som derfor kunne undtages fra aktindsigt.

Illustrationer:
Illustrationer af det tilbudte projekt og dertilhørende legepladsinventar kunne ifølge klagenævnet ikke anses for at være omfattet af § 30, nr. 2. De kunne derfor ikke undtages fra aktindsigt.

Klagenævnet lagde vægt på, at illustrationerne havde et generelt indhold og viste inventar, som måtte anses for almindeligt forekommende på en legeplads. Illustrationerne indeholdt desuden ikke detaljerede oplysninger om inventarets egenskaber, priser eller lignende og var i vid udstrækning tilgængelige på Kirkegaards underleverandørers hjemmeside.

Underleverandørs oplysninger om farvepolitik:
Klagenævnet fandt endelig, at oplysninger i form af Kirkegaards’ underentreprenørs farvepolitik kunne undtages fra aktindsigt, jf. § 30, nr. 2. De pågældende oplysninger var oplysninger om drifts- og forretningsforhold, og der var en nærliggende risiko for, at det kunne påføre Kirkegaard eller dennes underentreprenør økonomisk skade af nogen betydning, hvis der blev meddelt aktindsigt i disse.

HjulmandKaptains kommentarer til afgørelsen

Afgørelsen er særligt interessant, fordi den bidrager til forståelsen af, hvilke oplysninger der kan undtages fra aktindsigt i henhold til offentlighedslovens § 30, nr. 2.

Afgørelsen illustrerer, at det er nødvendigt med en nøje stillingtagen til de enkelte dele af tilbuddet, og at der meget vel kan være dele af tilbuddet, som kan undtages fra aktindsigt, mens der skal meddeles aktindsigt i det resterende tilbud.

Særligt for så vidt angår oplysninger om leverandørens ydelser skal det vurderes, om tilbudsoplysningerne kun er relevante for det konkrete udbud. I så fald kan argumenter om, at oplysningerne er beskyttelsesværdige efter offentlighedslovens § 30, nr. 2, næppe føre til en undtagelse af oplysningerne. Det gælder naturligvis ikke, hvis udbuddet er blevet aflyst med henblik på et snarligt genudbud.

Særligt for så vidt angår CV’er er afgørelsen praktisk anvendelig, idet CV’er hyppigt indgår i tilbudsevalueringen. Umiddelbart må det af afgørelsen udledes, at der ifølge klagenævnet skal meget til, før det vil være berettiget at undtage CV’er fra aktindsigt. Det kan dog ikke udelukkes, at det efter omstændighederne – men dog formentlig undtagelsesvist – kan være berettiget at undtage oplysningerne, hvis det kan godtgøres, at der er tale om en særlig sammensætning af et medarbejderteam.

Bestemmelsen i offentlighedslovens § 30, nr. 2, indeholder en formodningsregel, hvorefter der ifølge lovbemærkningerne gælder en klar formodning om, at udlevering af oplysningerne vil indebære en nærliggende risiko for, at virksomheden eller den person, oplysningerne angår, vil lide skade af betydning. Der bør altid rettes henvendelse til den tilbudsgiver, hvis tilbud der er begæret aktindsigt i, med henblik på at få oplyst, hvorvidt udlevering af oplysningerne indebærer en risiko for, at den pågældende vil blive pådraget økonomisk skade af nogen betydning, hvis der meddeles aktindsigt. Det er dog i sidste ende den pågældende myndighed, der skal træffe afgørelsen om aktindsigt, og man kan således ikke ukritisk lægge enhver oplysning fra den pågældende tilbudsgiver til grund ved sin vurdering.

Har du spørgsmål eller brug for rådgivning?

Har du spørgsmål til aktindsigt, eller har du brug for rådgivning i et konkret udbud, så er du altid velkommen til at kontakte vores specialister i udbudsret.