Når fonde køber ydelser af egne bestyrelsesmedlemmer

Bestyrelsesmedlemmer i fonde er underlagt visse forpligtelser

Medlemmer af fondes bestyrelser er forpligtede til alene at varetage fondens formål og interesser (LEF § 38 stk. 1) og herunder hører ikke, at fondens bestyrelsesmedlemmer tjener penge på samarbejder med fonden, som de ikke ville have haft mulighed for, hvis de ikke havde haft sæde i fondens bestyrelse (LEF § 63 stk. 1).

De forretningsmæssige vilkår skal være på armslængde, og dermed det man kalder markedskonforme. Når dette er et emne af særlig myndighedsinteresse i fonde, skyldes det fondenes mangel på ejere og dermed ejerkontrol.

Den sikre vej til samarbejder mellem fonden og bestyrelsesmedlemmer

Aftaler skal indgås på almindelige markedskonforme vilkår

Aftalevilkårene for køb af ydelser fra bestyrelsesmedlemmer (eller virksomheder, hvori de indgår i ledelsen eller har væsentlig ejerinteresse) skal være markedskonforme. Købet skal være det bedste, fonden kan få til den betalte pris. Det kræver, at der foretages en grundig (tilbundsgående) undersøgelse eller tilbudsindhentning, så det kan konstateres, at et køb fra bestyrelsesmedlemmet vil være markedskonformt. Det er ikke tilstrækkeligt blot at foretage en overordnet vurdering baseret på bestyrelsens forudgående kendskab.

Hvis det ikke er muligt for bestyrelsen at foretage en grundig undersøgelse eller tilbudsindhentning, kan det være nødvendigt, at fonden afstår fra at købe ydelser fra det pågældende bestyrelsesmedlem.

Det kræver dokumentation
Både selve aftalen og selve markedsundersøgelsen skal kunne dokumenteres. Det betyder i praksis, at der skal være tale om skriftlige aftaler og om skriftlig dokumentation af den grundige undersøgelse eller indhentelse af tilbud.

Drøftelsen af aftaleforholdet, herunder markedsundersøgelse og stillingtagen til inhabilitet, skal dokumenteres i referatet fra det eller de relevante bestyrelsesmøder.

Det er bedre at skrive meget end lidt, da det øger og forbedrer ikke alene bestyrelsens, men også myndighedernes muligheder for at ”genfinde forudsætningerne” for bestyrelsens drøftelser.

Aftalerne med bestyrelsesmedlemmer skal, da de juridisk betragtes som nærtstående, oplyses i noterne til fondens årsregnskab.

Der skal være respekt for inhabilitet
Det bestyrelsesmedlem, hvormed aftalen ønskes indgået, må ikke deltage i drøftelsen om aftaleindgåelse i bestyrelsen. Det betyder, at det pågældende bestyrelsesmedlem skal forlade lokalet, mens bestyrelsen drøfter købet af ydelser fra det pågældende bestyrelsesmedlem. Det bør anføres i referatet, at det pågældende bestyrelsesmedlem forlader lokalet.

For dyre køb kan blive betragtet som en (ulovlig) uddeling/donation
Den fordel, som et bestyrelsesmedlem modtager, hvis fonden køber ydelser hos bestyrelsesmedlemmet, der ikke er markedskonforme, kan blive betragtet som en ulovlig uddeling/donation. Ulovlige uddelinger er i den lidt dramatiske ende nævnt i straffebestemmelserne i Lov om Erhvervsdrivende Fonde, men vil derudover medføre et erstatningsansvar.

Når der er advokater i fondsbestyrelsen
Formanden for bestyrelsen kan ikke personligt være advokat eller administrator for fonden. Dette udelukker dog ikke, at en anden advokat i formandens advokatfirma kan være advokat eller administrator for fonden.

4 råd du bør følge, når fonden indkøber fra egne medlemmer

Det er ikke alle aftaler, der kan være farlige for fonden. Der kan i flere tilfælde være gode grunde til at indgå aftaler mellem bestyrelsesmedlemmerne og fondene, men det kræver som nævnt balance.

Derfor får du her 4 råd, som du bør følge:

1. Indfør et standardpunkt i dagsordenen ved begyndelsen af hvert bestyrelsesmøde, hvor bestyrelsen drøfter evt. inhabilitet. Husk at inhabilitet er et objektivt spørgsmål og ikke et spørgsmål om at føle sig inhabil.
   
   Et bestyrelsesmedlem, hvormed fonden overvejer at indgå en aftale om køb af andre ydelser end bestyrelsesarbejdet, vil altid være inhabil.
   
   
2. Skriv et grundigt referat – hellere for meget end for lidt. Man skal kunne ”genfinde forudsætningerne”.
   
   
3. Foretag en grundig markedsundersøgelse eller indhent tilbud. Kan det ikke lade sig gøre, så undlad at indgå en aftale og købe ydelser.
   
   
4. Udform en skriftlig aftale og dokumentér markedsundersøgelsen

Kontakt HjulmandKaptains specialister i fondsret

Er du medlem af bestyrelsen i en fond, og står du med tvivlsspørgsmål i forbindelse med indkøb af ydelser fra egne medlemmer, eller har du brug for rådgivning vedrørende andre fondsretlige emner, så er du altid velkommen til at kontakte os.