Hvornår er du som dataansvarlig berettiget til at afvise en anmodning om indsigt i personoplysninger?

Hvordan håndterer du som dataansvarlig en anmodning om indsigt?

Ved modtagelse af en anmodning om indsigt skal du udlevere en kopi af de personoplysninger, der behandles, hurtigst muligt, eller senest inden for én måned.

Er anmodningen åbenbar grundløs eller overdreven, kan du enten kræve et rimeligt gebyr eller afvise anmodningen.  Du skal dog være opmærksom på, at du som dataansvarlig har bevisbyrden for, at anmodningen er åbenbar grundløs eller overdreven, idet der er tale om en indgriben i den registreredes lovfæstede rettighed.

Er du dataansvarlig i en offentlig myndighed, skal du være opmærksom på, at du er forpligtet til at yde vejledning i forbindelse med begrundelsen for gebyret eller afvisningen, og eventuelt indgå i dialog med henblik på at begrænse anmodningen, så den ikke længere er overdreven.

Hvornår er du som dataansvarlig berettiget til at afvise en anmodning om indsigt?

Datatilsynet har inden for den seneste tid truffet afgørelser i flere sager, der vedrører afvisning af indsigtsanmodninger. Blandt andet i følgende sager:

Ved oplysninger, der kan henføres til en medarbejders opgavevaretagelse

Tilbage i marts 2022 fandt Datatilsynet i en konkret sag, at en kommune var berettiget til at afvise en tidligere medarbejders anmodning om indsigt i ”al kommunikation”, hvori medarbejderen var nævnt.

Datatilsynet fastslog, at den dataansvarlige er berettiget til at afslå en anmodning om indsigt i oplysninger, som kan henføres til den registreredes opgavevaretagelse, f.eks. i form af breve, notater, e-mails mv., uanset om disse dokumenter indeholder personoplysninger om den pågældende. Afhængigt af medarbejderens ansættelsesperiode vil mængden af sådanne oplysninger ofte være uforholdsmæssig stor. Henset til den uoverskuelige mængde af dokumenter og det faktum, at dokumenterne hovedsageligt beskriver medarbejderens funktion, må sådan en indsigtsanmodning afvises med henvisning til, at den er åbenbar overdreven.

Afgørelsen fra Datatilsynet kan læses her

Ved indsigtsanmodninger, der kræver et uforholdsmæssigt stort arbejde
I en anden sag fra september 2022 har Datatilsynet tilsvarende taget stilling til, i hvilket omfang den dataansvarlige er forpligtet til at gennemgå dokumenter for at imødekomme en anmodning om indsigt. I den konkrete sag havde klager anmodet om indsigt i forbindelse med en verserende retssag. Anmodningen blev i sagen afvist af den dataansvarlige.

Datatilsynet tilsidesatte heller ikke denne afvisning, idet imødekommelse af anmodningen ville kræve, at den dataansvarlige gennemgik flere millioner af dokumenter fordelt på flere forskellige selskaber for at afgøre, hvorvidt der fremgik personoplysninger vedrørende klager.

Du kan læse Datatilsynets afgørelse her

Hvad viser afgørelserne om anmodning om indsigt i personoplysninger?

Retten til indsigt er ikke absolut, og der vil være tilfælde, som du også kan se i sagerne beskrevet her, hvor det er berettiget at afvise en anmodning om indsigt. Det vil dog altid være en konkret vurdering, og du bør altid starte med at bede den registrerede om at præcisere sin anmodning.

Har du spørgsmål eller brug for rådgivning?

Har du spørgsmål eller brug for rådgivning om retten til indsigt eller GDPR generelt, så er du altid velkommen til at kontakte vores specialister i databeskyttelse.