Hvor længe må en arbejdsgiver opbevare jobansøgninger?

Hvor længe må en arbejdsgiver opbevare jobansøgninger?

Når en arbejdsgiver modtager jobansøgninger, vil denne som led heri behandle personoplysninger. Det kunne eksempelvis være kontaktoplysninger, oplysninger om kvalifikationer/erfaringer og uddannelse. Fælles for disse oplysninger er, at de fortæller noget om en fysisk person, nemlig ansøgeren. Oplysningerne er derfor omfattet af databeskyttelsesloven og persondataforordningen, og som arbejdsgiver skal du derfor forholde dig til, hvordan du vil og må behandle disse oplysninger.

Som udgangspunkt skal alle personoplysninger slettes, når de ikke længere er nødvendige at opbevare. Jobansøgninger fra attraktive ansøgere kan dog i mange tilfælde være gode at gemme i tilfælde af, at en stilling senere opstår. Databeskyttelsesloven og persondataforordningen opstiller ingen klare grænser for, hvor længe du må opbevare de indkomne ansøgninger. Der er dog visse retningslinjer, som er vigtige at overholde.

Opfordrede ansøgninger

Opfordrede ansøgninger kan opbevares, så længe rekrutteringsprocessen står på. Ansøgninger, som ikke findes interessante eller relevante til den opslåede stilling, bør dog altid slettes med det samme.

Hvis der meddeles afslag på en opfordret ansøgning, som virksomheden ønsker at gemme med henblik på eventuel senere ansættelse, skal der indhentes samtykke fra ansøgeren. Samtykke kan med fordel indhentes sammen med afslaget ved eksempelvis at bede ansøgeren om at besvare bekræftende på mailen eller trykke på et link. Herefter bør ansøgningen maksimalt opbevares i 12 måneder og skal efterfølgende slettes. Længere opbevaring kan dog aftales konkret med ansøgeren, når der en saglig grund hertil.

Ved ansættelse af ansøger kan oplysninger fra rekrutteringsprocessen opbevares, indtil ansættelsen ophører igen.

Uopfordrede ansøgninger

Hvis en arbejdsgiver modtager en interessant, uopfordret ansøgning, som denne ønsker at gemme, fordi der ikke er nogen ledig stilling på det pågældende tidspunkt, skal arbejdsgiveren meddele ansøgeren, hvor længe ansøgningen vil blive opbevaret og til hvilket formål. Ansøgningen bør maksimalt opbevares i 12 måneder. Dette kan meddeles som svar på den uopfordrede ansøgning eller via en politik på virksomhedens hjemmeside, som indeholder generel information om, hvordan virksomheden håndterer uopfordrede ansøgninger.

Oplysningspligt

En arbejdsgiver skal altid oplyse ansøgere, både ved opfordrede og uopfordrede ansøgninger, hvordan de pågældende personoplysninger vil blive behandlet, og hvor længe oplysningerne vil blive gemt. Det er vigtigt at overholde de meddelte frister, og det anbefales at udarbejde en politik, som tager stilling til, hvordan virksomheden vil føre kontrol med overholdelsen.

En arbejdsgiver skal desuden oplyse en ansøger om retten til at få indsigt i, hvilke personoplysninger virksomheden behandler om ansøgeren og formålet hermed. Ansøgeren skal også oplyses om retten til at få korrigeret ukorrekte og vildledende oplysninger, klagemuligheder og retten til at gøre indsigelse mod behandlingen af personoplysningerne.

Hvis du har spørgsmål angående håndtering af personoplysninger, er du altid velkommen til at kontakte os.

Kunne du tænke dig at modtage nyheder vedrørende HR/Ansættelsesret og persondataret? Tilmeld dig HjulmandKaptains nyhedsbrev her