13 mar 2020

Håndtering af Covid-19 – Hvad kan du som arbejdsgiver gøre?

Situationen med Covid-19/Coronavirus rejser en lang række spørgsmål for danske virksomheder, og situationen ændrer sig dagligt. Det er derfor som virksomhed vigtigt, at man hele tiden holder sig opdateret på, hvordan man kan håndtere følgevirkningerne af Covid-19 overfor sine medarbejdere.

Bemærk: Denne nyhed er senest opdateret den 20. april 2020

Covid-19 kan – og har måske allerede flere steder – medført nedgang i ordrer og dermed nedgang i arbejdsopgaver, og dette vil naturligt nok medføre et behov for at tilpasse arbejdsstyrken, herunder enten ved at hjemsende medarbejdere med arbejde, hjemsende medarbejdere uden arbejde, afskedige medarbejdere eller lignende.

I det følgende får du svar på nogle af de grundlæggende spørgsmål, og vi kommer med forslag til tiltag, som arbejdsgivere kan anvende for at håndtere situationen.

Krav på løn eller ej?

Hvis man som arbejdsgiver sender medarbejdere hjem, har de krav på fuld løn.

Det gælder, uanset om de sendes hjem pga. karantæne (pålagt af arbejdsgiver, læge eller myndigheder), er smittet med coronavirus eller manglende arbejdsopgaver.

Sendes medarbejderne hjem med pålæg om hjemmearbejde, har medarbejderne naturligvis også her krav på fuld løn som sædvanlig.

Har medarbejderen fravær på grund af medarbejderens manglende overholdelse af myndighedernes anbefalinger, herunder eksempelvis Udenrigsministeriets rejsevejledning eller lignende, er der tale om selvforskyldt fravær.

Arbejdsgiver vil i sådanne tilfælde ikke være forpligtet til at betale sædvanlig løn for medarbejderens fravær. Medarbejdere, der af egen drift bliver hjemme, har heller ikke krav på løn og vil i øvrigt også blive set som ulovlig udeblivelse, hvilket kan berettige en bortvisning.

Beder medarbejderen om fri til at blive hjemme som følge af andre forhold, herunder eksempelvis pga. børnepasning, er dette som udgangspunkt frihed uden løn. Dette dog med undtagelse af, hvis medarbejderen kan afvikle ferie og/eller afspadsering.

Forslag til tilpasningsmuligheder 

Medvirker Covid-19 eksempelvis til ordrenedgang, og dermed nedgang i arbejdsopgaver, kan man som arbejdsgiver gøre sig følgende overvejelser vedrørende medarbejderne:

  1. Anvende afspadsering
  2. Afvikle ferie
  3. Anvende arbejdsfordeling
  4. Aftale lønnedgang og/eller nedgang i arbejdstid
  5. Ansøge om lønkompensation fra staten
  6. Opsigelser

Opremsningen er ikke udtømmende og skal alene ses som forslag til, hvad man som Covid-19-ramt virksomhed kan gøre.

Anvendelse af afspadsering

Man kan som arbejdsgiver bede sine medarbejder afspadsere optjent afspadsering. Dette kan enten ske med et allerede aftalt varsel (f.eks. fordi det er aftalt i ansættelseskontrakten eller overenskomsten) eller med et passende varsel på 3-4 dage.

Det er vores opfattelse, at der på grund af den nuværende situation med Covid-19 er mulighed for at kræve afspadsering med et forkortet varsel eller måske endda helt uden varsel.

Vi opfordrer dog til, at I altid søger juridisk hjælp inden ovenstående iværksættes.

Afvikling af ferie

Det kan være en god idé at bede medarbejderne afholde ferie.

Dette vil som udgangspunkt skulle ske i overensstemmelse med ferielovens regler om varsling heraf, og det vil også gælde for den ferie, som varsles afholdt i overgangsperioden (1. maj til 30. september 2020).

Varsling af hovedferie er 3 måneder, mens varsling af restferie er 1 måned.

Ferieloven giver dog mulighed for at kræve afvikling af ferie uden varsel, herunder hvis der foreligger særlige omstændigheder. Det er HjulmandKaptains vurdering, at en situation, hvor virksomhedens drift forstyrres på grund af Covid-19, kan medføre, at berørte medarbejdere sendes på ferie uden varsel. Det er dog ikke afklaret i praksis, hvorfor I opfordres til at søge juridisk rådgivning forinden dette iværksættes.

Aftale om arbejdsfordeling

En arbejdsfordeling er en midlertidig foranstaltning, hvor medarbejdernes arbejdstid nedsættes i en begrænset periode for at undgå opsigelser. Ved arbejdsfordeling nedsættes medarbejdernes ugentlige arbejdstid, således medarbejderne arbejder og får løn fra virksomheden for de dage, hvor medarbejderen arbejder, og går ledig de øvrige dage. De medarbejdere, der er medlem af en A-kasse, modtager supplerende dagpenge de dage, de er ledige.

En aftale om arbejdsfordeling kan indgås af alle medarbejdergrupper, herunder også de, som ikke er omfattet af en overenskomst.

Mange overenskomster har regler vedrørende etablering af arbejdsfordeling, hvorfor det er vigtigt, at I, forinden iværksættelsen af arbejdsfordelingen, får tjekket op på reglerne om arbejdsfordeling i de overenskomster, som I er bundet af.

Er der ikke regler i jeres overenskomster vedrørende arbejdsfordeling, eller har I udelukkende medarbejdere ansat, som ikke er overenskomstdækkede, er det en forudsætning for etableringen af arbejdsfordelingen, at denne indgås som en kollektivaftale. Aftalen skal indgås med hele den pågældende medarbejdergruppe, herunder både dem, som er medlem af en a-kasse, og dem, som ikke er.

Aftalen skal være skriftlig og beskrive vilkårene for arbejdsfordelingen. Det skal endvidere fremgå tydeligt, at aftalen er indgået mellem en repræsentant fra virksomheden og samtlige medarbejdere fra medarbejdergruppen.

En arbejdsfordeling kan etableres på følgende måder:

  • 1 uges ledighed/1 uges arbejde
  • 2 ugers ledighed/2 ugers arbejde
  • 1 uges ledighed/2 ugers arbejde
  • 4 dages ledighed per uge
  • 3 dages ledighed per uge
  • 2 dages ledighed per uge.

Når en ”cyklus” er afsluttet, er det muligt at skifte til en af de øvrige cyklusser.

Når en virksomhed etablerer arbejdsfordeling for at undgå afskedigelser grundet Covid-19, vil arbejdsfordelingen kunne igangsættes allerede fra det tidspunkt, hvor den er anmeldt til jobcenteret.

En aftale om arbejdsfordeling kan som udgangspunkt maksimalt have en varighed af 13 uger inden for en 12 måneders-periode, men der kan i visse situationer gives dispensation til en varighed på op til 17 uger.

De 13 uger kan opdeles i flere perioder og behøver derfor ikke afvikles samlet.

Blanket til ansøgning om/anmeldelse af arbejdsfordeling kan findes på www.jobnet.dk.

Aftale om lønnedgang og/eller nedgang i arbejdstid 

Er det ikke muligt at indgå aftale om en arbejdsfordeling, herunder eksempelvis fordi ikke alle medarbejderne i gruppen ønsker at deltage, kan det være en mulighed at indgå aftaler om lønnedgang og/eller nedsættelse af arbejdstiden. Forinden dette iværksættes, opfordres I til at få juridisk rådgivning herom.

Lønkompensation fra staten

Regeringen og Arbejdsmarkedets Parter vedtog i midten af marts 2020 trepartsaftalen vedrørende lønkompensationsordningen. Trepartsaftalen er efterfølgende blev ændret og tilpasset, herunder senest den 18. april.

Lønkompensationsordningen indebærer, at de private virksomheder, som er hårdt økonomisk ramt af Covid-19, kan få kompensation for lønudgifterne til de medarbejdere, som virksomheden har hjemsendt med fuld løn fremfor at afskedige dem.

Som følge af lønkompensationsordningen er virksomhederne, omfattet af ordningen, afskåret fra at foretage afskedigelser på grund af økonomiske forhold i den periode, de får lønkompensation. Hvis virksomhederne alligevel får brug for at opsige hjemsendte medarbejdere i hjemsendelsesperioden, ophører lønkompensationen.

Virksomhederne kan søge om lønkompensation i perioden 9. marts til og med 8. juli 2020.

Kompensationsordningen kan som udgangspunkt anvendes af virksomheder, der står overfor at skulle afskedige minimum 30 % af medarbejderstaben eller mere end 50 ansatte, som konsekvens af Covid-19-situationen.

Der kan som udgangspunkt søges om kompensation for alle medarbejdergrupper (timelønnede, funktionærer, overenskomstdækken, ikke-overenskomstdækkede) med den forudsætning, at:

  • Medarbejderne kun arbejder i Danmark og har bopæl i Danmark, eller
  • Medarbejderne med bopæl i andet land, arbejder for en dansk virksomhed i Danmark med dansk social sikring.
  • Medarbejderne er lønmodtagere (gælder således ikke administrerende direktør, ansatte ejere med mere end 25 % ejerskab og lignende.

Medarbejdergrupper, der som udgangspunkt er omfattet af ordningen:

  • Fuldtidsansatte
  • Deltidsansatte – kompensationen reduceres dog forholdsmæssigt
  • Tidsbegrænsede ansatte – ophører tidsbegrænsningen under hjemsendelsen, fratræder medarbejderen dog som normalt.
  • Lærlinge/elever – under forudsætning af, at arbejdsgivers uddannelsesforpligtelse så vidt muligt består
  • Visse løsarbejdere – hvis deres ansættelser minder i en tilstrækkelig grad om fastansættelse
  • Studentermedhjælpere – hvis i et bestående ansættelsesforhold og på fast plan

Medarbejdere ansat på funktionærlignende vilkår behandles efter reglerne om timelønnede medarbejdere.

Lønkompensationens størrelse udgør for timelønnede medarbejdere 90 % af de samlede lønudgifter, dog maksimalt 30.000 kr. pr. måned pr. omfattet medarbejder, mens den for de øvrige medarbejdere (i praksis funktionærer) udgør 75 % af medarbejdernes månedlige løn, dog maksimalt 30.000 kr. pr. måned pr. omfattet medarbejder.

Det er den ansattes gennemsnitlige, fulde løn, der danner udgangspunktet for kompensationens størrelse. Dette vil sige den aftalte løn inkl. feriegodtgørelse, bidrag til Frivalgskontoen, fastpåregnelige genebetalinger og bidrag til pension. Er der tale om skiftende arbejdstider, tages der udgangspunkt i vagt-/arbejdsplanen for den enkelte medarbejdere.

Den enkelte medarbejder skal bidrage til ordningen ved enten at anvende feriedage eller afspadsering i 5 dage i perioden. Har medarbejderen ikke feriedage eller afspadsering, kan medarbejderen bruge feriedage fra det ny ferieår eller holde fri uden løn.

Lønkompensationsordningen gjaldt oprindeligt til 8. juni 2020, men ved aftale mellem Regeringen og Arbejdsmarkedets Parter den 18. april 2020, blev ordningen forlænget frem til 8. juli 2020. Hvorvidt forlængelsen har indvirkning på medarbejdernes bidrag af feriedage, vides endnu ikke, men det forventes dog ikke at blive anderledes end hidtil.

Opsigelser

Til trods for ovenstående kan virksomheder komme i så stor ordrenedgang, at opsigelser er nødvendige.

I den forbindelse er det nødvendigt at huske iagttagelsen af de sædvanlige opsigelsesvilkår, herunder blandt andet opsigelsesvarsler, krav om begrundelse, krav om saglig opsigelse og lignende. Det er vores opfattelse, at en opsigelse begrundet i ordrenedgang som følge af Covid-19 er en sagligt begrundet opsigelse.

Vi anbefaler, at man søger rådgivning, inden man skrider til opsigelser.

Overenskomstdækkede virksomheder

Er virksomheden overenskomstdækket, skal virksomheden ved gennemførelse af ovenfor anførte foranstaltninger huske at iagttage overenskomstens bestemmelser herom.

Kontakt HjulmandKaptain

Har du behov for hjælp til håndtering af situationen med Covid-19, så står vores HR-team gerne klar til at hjælpe dig.

Du kan også læse mere om blandt andet lønkompensationsordningen her og muligheden for arbejdsfordeling her

Tak for din henvendelse

Vi har sendt dig en kvittering via mail og kontakter dig hurtigst muligt.

Har du spørgsmål til, hvordan du som arbejdsgiver skal håndtere Covid-19?

Vores advokater står klar til at hjælpe

Vil du vide mere, eller har du brug for hjælp, så udfyld felterne. Så kontakter vi dig hurtigst muligt.

Vi anbefaler, at du ikke indtaster nogle følsomme personoplysninger (f.eks. helbredsoplysninger) eller cpr. nr. i kontaktformularen.

Se vores persondatapolitik her