08. nov 2022

Behandler du personoplysninger som led i driften af en frivillig forening eller organisation?

08. nov 2022
Så er du omfattet af GDPR, og der er en række regler, du skal være opmærksom på. Uanset om du er en privat virksomhed eller ansvarlig for driften af en frivillig forening eller organisation, så skal du være opmærksom, når du behandler personoplysninger – dette gælder selvom foreningen eller organisationen er lille. Hvis du som led i driften behandler personoplysninger, stiller GDPR en række krav til dig som dataansvarlig.

GDPR kan være en svær størrelse – hvordan går du i gang med arbejdet?

GDPR kan virke svært og uoverskueligt, men som dataansvarlig i en frivillig organisation kan du ikke komme udenom arbejdet. Din organisation bliver derfor nødt til at afsætte ressourcer hertil. Men hvordan tager du fat på opgaven?

For det første: Start med at skabe et overblik over, hvilke personoplysninger organisationen behandler. Overblikket kan med fordel skabes ved at tage fat på udarbejdelse af en fortegnelse som det første. En fortegnelse er en oversigt over alle de behandlingsaktiviteter, som organisationen foretager. Når der er skabt et overblik, vil du herefter kunne lægge en plan for, hvordan du kommer i mål med GDPR-arbejdet.

For det andet: Det er vigtigt, at organisationen overholder oplysningspligten. Når organisationen indsamler personoplysninger om medlemmer mv., så har organisationen pligt til at oplyse de pågældende medlemmer herom, samt om hvilke rettigheder de registrerede har. Som en del af oplysningspligten skal organisationen også oplyse, til hvilket formål behandlingen sker, og hvilket retligt grundlag behandlingen sker på baggrund af. Sørg derfor for at få styr på organisationens formål og retlige grundlag: Hvorfor er det nødvendigt at behandle personoplysninger? På hvilket grundlag? Og når formålet er sat, så er det vigtigt, at organisationen sørger for, at behandlingen alene sker i overensstemmelse med formålet.

For det tredje: Der skal udarbejdes politikker og retningslinjer i organisationen vedrørende behandling af personoplysninger, herunder undervise og gøre de frivillige opmærksomme på, hvordan de korrekt og bedst muligt håndterer personoplysninger.

Behandling af følsomme personoplysninger i en frivillig organisation

Alt efter hvilken type af frivillig organisation, der er tale om, kan foreningen være nødsaget til at behandle følsomme personoplysninger, f.eks. hvis der er tale om en forening for handicappede eller misbrugere.

Følsomme personoplysninger er særligt beskyttelsesværdige og omfatter oplysning om race eller etnisk oprindelse, politisk, religiøs eller filosofisk overbevisning eller fagforeningsmæssigt tilhørsforhold, genetiske data, biometriske data, helbredsoplysninger eller oplysninger om seksuel orientering.

Det er vigtigt, at disse oplysninger beskyttes, hvorfor der er mere snævre grænser for, hvornår følsomme personoplysninger må behandles.

En frivillig organisation kan behandle følsomme personoplysninger, hvis der er indhentet et gyldigt samtykke, men der findes også andre grundlag.

Det følger af forordningens artikel 9, at hvis en forening behandler følsomme personoplysninger om medlemmer eller tidligere medlemmer, og sigtet er af politisk, filosofisk, religiøs eller fagforeningsmæssig art, og behandlingen er nødvendig i forhold til formålet, kan behandlingen lovligt foretages.

Har du brug for hjælp med dokumentationsarbejdet?

Har du brug for rådgivning i forbindelse med dit arbejde med GDPR i en frivillig forening eller organisation, er du velkommen til at kontakte vores specialister i databeskyttelse, som står klar til at hjælpe, og som kan give dig redskaber til at komme videre eller i gang med arbejdet. Vi starter altid med et indledende møde, så vi kan tilpasse vores rådgivning til netop til din frivillige forening eller organisation.

Tak for din henvendelse

Vi har sendt dig en kvittering via mail og kontakter dig hurtigst muligt.

Har du en sag, hvor du mangler advokathjælp?

Vores advokater står klar til at hjælpe

Vil du vide mere, eller har du brug for hjælp, så udfyld felterne. Så kontakter vi dig hurtigst muligt og senest den følgende hverdag.

Vi anbefaler, at du ikke indtaster nogle følsomme personoplysninger (f.eks. helbredsoplysninger) eller cpr. nr. i kontaktformularen.

Se vores persondatapolitik her