Borgerens ret til at få slettet sine data kolliderer med det offentliges pligt til at opbevare dem

Forordningens art. 17 giver endda den registrerede en udvidet ret til at blive glemt, i form af retten til at anmode den dataansvarlige om sletning.

Hensynet til det offentliges pligt til at dokumentere

Forvaltningsrettens regler er imidlertid modstridende med reglerne i databeskyttelsesforordningen. Disse regler pålægger nemlig det offentlige en notatpligt og journaliseringspligt samt arkivregler, der alle sammen slår fast, at data som udgangspunkt skal gemmes og kun må slettes i specifikke eller lovregulerede tilfælde.

Kan to så modsatrettede hensyn opfyldes på samme tid, eller har det ene hensyn forrang frem for det andet?

Selvom borgeren har ret til at få sine oplysninger slettet, betyder det ikke, at det offentlige altid skal efterkomme ønsket. 

Ifølge databeskyttelsesforordningen gælder retten til at blive glemt nemlig ikke, hvis det offentlige har en forpligtelse til at behandle oplysningerne – for eksempel fordi behandlingen er nødvendig for at udføre en opgave i samfundets interesse eller som led i offentlig myndighedsudøvelse, som den dataansvarlige har fået pålagt.

Det betyder, at retten til sletning må vige, når hensynet til samfundets interesser eller myndighedens opgaver vejer tungere. I de tilfælde vil det være lovligt, at oplysningerne bevares, selv om borgeren ønsker dem slettet.

Ser man i et bredere perspektiv passer det da også sammen med de mere grundlæggende betragtninger i præamblerne til forordningen – særligt nr. 4, hvorefter ”retten til beskyttelse af personoplysninger ikke er en absolut ret; den skal ses i sammenhæng med sin funktion i samfundet og afvejes i forhold til andre grundlæggende rettigheder...” 

Det offentliges pligt til at gemme personoplysninger får hermed forrang frem for den registreredes ret til at blive glemt, og konflikten mellem de to hensyn bliver afklaret i praksis.

Hvornår må det offentlige slette personoplysninger?

Det offentlige har som udgangspunkt pligt til at gemme oplysninger. Det følger af regler og principper i forvaltningsretten, blandt andet fordi det skal være muligt at dokumentere sagsforløb, føre tilsyn, behandle klager og sikre gennemsigtighed i forvaltningen.

Men det betyder ikke, at oplysninger skal gemmes for evigt. 

Det er fastlagt i arkivloven og af Rigsarkivet, hvilke typer dokumenter og oplysninger der skal bevares, og hvilke der på et tidspunkt må slettes. 

Først når det materiale, der skal bevares, er arkiveret korrekt, må de resterende oplysninger slettes. Arkivering, og dernæst sletning, må dog kun ske, når oplysningerne ikke længere er nødvendige for den administrative eller retlige behandling af sagen.

Det er op til den enkelte myndighed at vurdere, hvornår det punkt er nået, og hvornår der ikke længere er et sagligt behov for at opbevare oplysningerne.

Processen hen til arkivering eller kassation går således gennem en vurdering af, hvornår en oplysning ikke længere er nødvendig i forvaltningsmyndighedens sagsbehandling. 

Det er dermed den enkelte myndigheds ansvar at vurdere, hvornår denne betingelse er opfyldt.

Her kan det i nogle tilfælde være en fordel eller nødvendighed at inddrage en ekstern rådgiver med indsigt i både databeskyttelsesreglerne og forvaltningsretten. 

Lad HjulmandKaptains specialister i databeskyttelse hjælpe dig

Er du ansvarlig for håndtering af personoplysninger i en offentlig organisation eller myndighed, og er du i tvivl om, hvornår du har pligt til at slette oplysninger om borgere, eller hvor længe du har ret til at opbevare personoplysningerne, så kan vi hjælpe dig. Du er altid velkommen til at kontakte vores specialister i databeskyttelse for en uforpligtende, indledende afklaring af mulighederne.