Behandling af dine personoplysninger i insolvenssager

1. Indledning

Hos HjulmandKaptain er vi opmærksomme på at behandle dine personoplysninger fortroligt og i overensstemmelse med de gældende databeskyttelsesregler. Vi har derfor fastsat en række procedurer, som skal sikre, at vi altid har et grundlag for at behandle dine personoplysninger, og at disse er tilstrækkeligt beskyttet.

Vi er underlagt en oplysningspligt efter databeskyttelsesreglerne. Formålet med denne vejledning er derfor at overholde denne forpligtelse, herunder at vejlede dig om dine rettigheder. Vi gør opmærksom på, at oplysningspligten kan være begrænset af forskellige årsager, herunder eksempelvis som følge af vores tavshedspligt, eller hvis afgørende hensyn til den, hvis personoplysninger vi behandler, taler imod.

Vi kommunikerer primært via e-mail, da det er med til at effektivisere sagsbehandlingen. Vi benytter altid sikker mail i det omfang, modtageren kan modtage sikker mail. I andre tilfælde kommunikerer vi via TLS-krypteret linje. Det er dog også her en forudsætning, at modtagerens e-mail har en TLS-kryptering. Hvis ikke det er tilfældet, har vi mulighed for at sende sikkert via en krypteret platform. Vi bestræber os altid på at begrænse fremsendelse af personnummer, fortrolige og følsomme oplysninger via e-mail, og såfremt vi skal sende en større mængde af disse oplysninger pr. e-mail, benytter vi en sikker platform, og du vil derfor ikke modtage dokumenterne i en normal e-mail. I stedet for sender vi dig en e-mail med en kode, som du kan anvende til at logge ind på en platform, hvor du kan hente dokumenterne. Hvis du anmoder om det, har vi mulighed for altid at benytte denne fremgangsmåde, ligesom vi har mulighed for at anvende almindelig post som alternativ.

2. Dataansvarlig og formål med behandlingen

HjulmandKaptain betragtes som dataansvarlig for behandlingen af dine personoplysninger i vores sagsbehandling i forbindelse med, at en medarbejder hos HjulmandKaptain er udpeget af skifteretten som kurator eller rekonstruktør. Nedenfor finder du de relevante kontaktinformationer:

HjulmandKaptain Advokatpartnerselskab
Østre Havnegade 12
9000 Aalborg
Cvr. nr.: 32337120
E-mail: data@70151000.dk

Når vi behandler personoplysninger i forbindelse med insolvenssagen, er formålet med behandlingen først og fremmest at kunne varetage rollen som kurator eller rekonstruktør. Dette omfatter inddrivelse af tilgodehavender, varetagelse af konkursboets interesser, identifikation og salg af aktiver, drift af den fallerede virksomhed, undersøgelse af eventuelle omstødelige eller ansvarspådragende forhold mv.

3. Hvilke personoplysninger behandler vi

Under en insolvenssag behandler HjulmandKaptain skyldneren og dennes virksomheds materiale. Materialet kan indeholde personoplysninger, f.eks. oplysninger om skyldnerens og/eller virksomhedens debitorer, kreditorer og medarbejdere i form af navn, adresse og oplysninger om eventuelle økonomiske mellemværender mv. Materialet kan desuden indeholde oplysninger om CPR-nummer, e-mailadresser og telefonnumre.

Det er nødvendigt at behandle dine personoplysninger, bl.a. for at kunne oplyse dig om en eventuel konkurs eller rekonstruktion, samt for at kunne tage stilling til et anmeldt krav.

Vi behandler som udgangspunkt ikke følsomme personoplysninger i form af helbredsoplysninger, straffeoplysninger, oplysninger om race eller religion og lignende, da dette ikke er nødvendigt for sagens behandling. I insolvenssager modtager vi dog store mængder data fra skyldner, hvorfor det ikke er usædvanligt, at vi kommer i besiddelse af følsomme og fortrolige personoplysninger. Personoplysningerne af sådan karakter, medtages dog kun i sagens behandling såfremt, det har betydning for og i øvrigt er nødvendigt for sagens videre behandling.

HjulmandKaptain kan i forbindelse med en insolvenssag behandle personoplysninger omkring medarbejdere i den fallerede virksomhed. Dette kan eksempelvis ske i forbindelse med udbetaling af manglende løn, pension, ferie mv., i relation til håndtering af krav/anmeldelse overfor Lønmodtagernes Garantifond eller i øvrigt i forbindelse med håndteringen af ansættelsesforholdet med medarbejderen.

Vi behandler som udgangspunkt kun almindelige personoplysninger omkring medarbejdernes stamdata, herunder navn, adresse, fødselsdagsdato og e-mailadresse. Der kan dog være tilfælde, hvor vi behandler følsomme personoplysninger, herunder helbredsoplysninger og oplysninger om fagforeningsmæssige forhold til håndtering af ansættelsen. Vi vil også kunne komme til at behandle medarbejderens cpr.nr., såfremt dette er nødvendigt for håndteringen af sagen.

4. Retsgrundlaget for vores behandling

Retsgrundlaget for vores behandling i forbindelse med insolvenssagen er at overholde en retlig forpligtelse, som påhviler HjulmandKaptain som den dataansvarlige, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1(c).

Retsgrundlaget for vores behandling af medarbejderoplysninger sker i henhold til databeskyttelseslovens § 7 og § 12 samt databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2(b), jf. artikel 6, stk. 1(b) og artikel 6, stk. 1(c).

Behandlingen af disse oplysninger er nødvendig for eventuel stillingtagen til indtræden i ansættelsesforhold, håndtering af medarbejdernes eventuelle lønkrav, at klarlægge retsstillingen ift. de ansættelsesretlige regler (herunder sygedagpengeloven) samt overholdelse af ansættelseskontrakten med medarbejderne ved indtræden i ansættelsesforhold.

Behandling af CPR-numre sker på baggrund af databeskyttelseslovens § 11, stk. 2.

5. Hvorfra modtager/indhenter vi personoplysningerne

Når vi behandler en insolvenssag, modtager vi som udgangspunkt dine personoplysninger fra enten Skifteretten (konkurssager) eller skyldner selv (rekonstruktionssager). Det er dog ikke usædvanligt, at vi også modtager oplysninger om dig fra andre aktører. Dette kan eksempelvis være fra fagforeninger, Lønmodtagerens Garantifond, offentlige myndigheder, herunder eksempelvis SKAT, samt øvrige parter af relevans.

Vi kan også modtage oplysningerne direkte fra dig, hvis du som kreditor selv har rettet henvendelse i forbindelse med konkursen eller rekonstruktionen.

6. Videregivelse af personoplysninger

I forbindelse med behandlingen af insolvenssagen kan det blive nødvendigt at videregive personoplysninger til følgende modtagere (listen er ikke udtømmende):

Skifteretten
Lønmodtagernes Garantifond
Panthavere, kreditorer, kreditoplysningsbureauer
Advokatforbindelser som møder på HjulmandKaptains vegne
Vognmænd, låsesmede, håndværkere og lignende, vurderingsmænd, revisorer som HjulmandKaptain måtte antage som led i sagens behandling
Auktionshuse, som skal forestå bortsalg af aktiver
SKAT
Politiet
Udlejere, samhandelspartnere, leverandører eller andre, som skal modtage underretning om insolvensbehandlingen
Køberemner
Offentlige styrelser, herunder Landbrugsstyrelsen, Erhvervsstyrelsen mv.

Vi videregiver dog kun de personoplysninger, som er nødvendige for at kunne varetage sagen.

HjulmandKaptain kan i visse tilfælde blive pålagt at videregive dine personoplysninger, herunder hvis vi bliver pålagt dette af en retsinstans, eller hvis det følger af bestemte lovregler. I så fald er vi forpligtede til at videregive dine oplysninger.

Personoplysningerne overføres som udgangspunkt ikke til usikre lande, herunder lande uden for EU/EØS. Såfremt der forekommer situationer, hvor dine personoplysninger skal overføres til tredjelande, sker dette kun i det omfang, det er nødvendigt for behandlingen af din sag, og kun såfremt betingelserne herfor i databeskyttelsesforordningen er opfyldt, herunder eksempelvis hvis du har givet samtykke til overførslen.

7. Opbevaringsperioden af dine personoplysninger hos HjulmandKaptain

Sagen arkiveres elektronisk, når sagen er endeligt afsluttet. Vi opbevarer sagen i vores elektroniske arkiv i 10 år fra, at insolvenssagen er endeligt afsluttet. Herefter sletter vi alle sagens akter, herunder også de personoplysninger, som vi har opbevaret.

Vi opbevarer sagsakterne for at kunne dokumentere sagens forløb og for at kunne overholde de advokatetiske regler. Vi skal eksempelvis kunne vurdere (også efter sagens afslutning), om der er en interessekonflikt i forhold till andre sager. I særlige tilfælde kan der blive tale om en længere opbevaringsperiode end 10 år, herunder eksempelvis hvis der opstår en tvist om det udførte arbejde, sagen skal genoptages, eller hvis du samtykker til en længere opbevaringsperiode ved sagens afslutning.

8. Sikker behandling af personoplysninger

Vi har etableret en lang række procedurer, som skal sikre, at vi altid behandler personoplysninger på en forsvarlige måde. Vi har blandt andet etableret regler for opbevaring af sagsakter og adgange til sager, således at det alene er medarbejdere med et arbejdsbetinget behov, der har adgang til din/virksomhedens sag. Alle vores medarbejdere er desuden underlagt tavshedspligt. Derudover har vi eller vores databehandlere truffet en lang række tekniske sikkerhedsforanstaltninger for at sikre de oplysninger, vi behandler.

Personoplysningerne overføres som udgangspunkt ikke til usikre tredjelande. Hvis der måtte opstå situationer, hvor det er nødvendigt at overføre personoplysninger til et usikkert tredjeland, sker dette kun, hvis betingelserne herfor i persondataforordningen er opfyldt.

9. Dine rettigheder, herunder også klagemulighed

Når vi behandler dine personoplysninger, giver det dig en række rettigheder over for os. Du har blandt andet mulighed for at bede om indsigt i, hvilke personoplysninger vi behandler, samt at få udleveret dine personoplysninger. I særlige tilfælde har du mulighed for at få udleveret dine oplysninger på et elektronisk læsbart medie (dataportabilitet).

Hvis du mener, at vi behandler forkerte eller vildledende personoplysninger om dig, har du mulighed for at bede os om at rette oplysningerne. I visse tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræder, ligesom du i visse tilfælde har ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Derudover har du også i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores ellers lovlige behandling af dine personoplysninger.

Hvis du har spørgsmål til vores behandling af dine personoplysninger, er du meget velkommen til at rette henvendelse til os på mailadressen data@70151000.dk. Du har også altid ret til at klage over behandlingen af dine personoplysninger til Datatilsynet. Du kan læse mere om reglerne for behandling af personoplysninger, dine rettigheder, klageadgang mv. på Datatilsynets hjemmeside www.datatilsynet.dk.