Ny EU-dom med praktisk betydning for udbud af rammeaftaler

Til det spørgsmål må svaret være, at det vil være tilstrækkeligt at udfylde udbudsbekendtgørelsens Del II.1.5 og II.2.6 omhandlende rammeaftalens anslåede samlede værdi og anslåede værdi.

Det er også vores opfattelse, at det, formelt, er en forpligtigelse at oplyse om både den anslåede mængde eller værdi og den maksimale mængde eller værdi i udbudsbekendtgørelsen.

Indgår der flere ordregivere i udbuddet (fællesudbud), vil det være den samlede anslåede mængde/værdi og den samlede maksimale mængde/værdi af ordregivernes rammeaftale(r), der skal anføres i udbudsbekendtgørelsen. Er ordregivernes indkøb opdelt i delaftaler, vil det være mængder/værdier for de enkelte delaftaler, der skal oplyses.

Det vil næppe være nødvendigt specifikt at angive, at værdien oplyst i Del II.1.5 og/eller II.2.6 er udtryk for netop den maksimale værdi af de varer, der skal leveres i henhold til rammeaftalen. Behandles spørgsmålet ikke yderligere i udbudsbekendtgørelsen eller udbudsbetingelserne, vil det sandsynligvis også blive tolket sådan af Klagenævnet for Udbud, at de oplyste værdier (forudsat der er skrevet det samme tal begge steder), er udtryk for rammeaftalens maksimale værdi. Det får som bekendt afgørende betydning for den fremtidige anvendelse af rammeaftalen.

Derudover vil det være relevant at synliggøre, at der er forskel på rammeaftalens anslåede værdi og rammeaftalens maksimale mængde eller maksimale værdi. Bl.a. derfor vil det ofte være relevant at uddybe nærmere om baggrunden for den/de opgjorte værdi(er).

Rammeaftalens anslåede værdi vil da være udtryk for ordregivers bedste skøn over den realistiske omsætning på rammeaftalen for tilbudsgiver, mens rammeaftalens maksimale mængde eller maksimale værdi vil være udtryk for ordregivers ovennævnte skøn tillagt en ”buffer” for fremtidige anskaffelser på rammeaftalen.

Endvidere vil det, både af hensyn til konkurrencen/tilbudsgivernes prissætning, men måske også for at sikre gennemsigtighed ordregiverne imellem, være en anbefaling, at de opgjorte mængder/værdier uddybes yderligere i udbudsbetingelserne – f.eks. med en fordeling pr. ordregiver.

Det er næppe afgørende, hvor henne den anslåede værdi og rammeaftalens maksimale mængde eller maksimale værdi er oplyst i selve bekendtgørelsen (enten Del II.1.5 og II.2.6), når blot ordregiver oplyser nærmere om de anførte værdier i eksempelvis Del II.2.14 Yderligere oplysninger. 

Det er der ikke meget, der tyder på.

I hvert fald ikke på grund af en tilsidesættelse af forpligtelsen til at give oplysninger om rammeaftalens anslåede værdi og den maksimale mængde eller maksimale værdi.

Ved at kaste et blik på eksempelvis 50 udbudsbekendtgørelser omhandlende udbudsloven og for perioden 21. maj 2021 til den 1. juni 2021 kan det konkluderes, at der heriblandt er 18 EU-udbud af rammeaftaler.

I kun to af de offentliggjorte udbudsbekendtgørelser er Del II.1.5 og II.2.6 ikke udfyldt.

Mere relevant er det nok at spørge, hvilke overvejelser der ligger bag de oplyste ”tal” i udbudsbekendtgørelserne, herunder om der heri ligger en stillingtagen med det udgangspunkt, at rammeaftalen vil have udtømt sine virkninger, når der er fortaget indkøb svarende til oplysningerne i udbudsbekendtgørelsen, forudsat der ikke er yderligere oplysninger om rammeaftalens maksimale værdi i udbudsbetingelserne.

Her er der nok ikke noget klart svar på forhånd.

Ved at arbejde med mængder vil ordregiver kunne ”undgå” den udfordring, at priserne i det/de afgivne tilbud, og hvorpå der finder en tildeling sted, overstiger det prisniveau, som ordregiver havde regnet med. Dette med den konsekvens, at ordregiver kan købe færre mængder end forventet, før den maksimale værdi er udnyttet.

Til gengæld er det sandsynligt, at det i udbud med et stort antal varelinjer vil være vanskeligt at opgøre maksimale mængder. Det kunne tale for, at der primært bliver tale om at anføre maksimale værdier i såvel udbudsbekendtgørelser som udbudsbetingelser. I hvert fald i denne type af udbud.

Spørgsmålet om, hvorvidt der vil blive anvendt maksimale mængder eller maksimale værdier, har muligvis også sammenhæng med et andet praktisk spørgsmål, som vi ser nærmere på nedenfor.

Det spørgsmål må særligt være relevant at overveje i udbud med flere varelinjer.

Her vil det f.eks. være en relevant overvejelse, om det kommende indkøbsbehov vil kunne forestilles at ændre sig i det eller de scenarier, som ordregiver har ønsket at tage højde for ved opgørelsen af rammeaftalens maksimale mængder eller den maksimale værdi?

Overvejelsen kunne således gå på, om det eksempelvis er det antal varer, det antal rådgivertimer, den kvalitative fordeling mellem varer eller rådgivertimer, indeholdt i opgørelsen af den maksimale mængde/værdi, der skal danne grundlag for tilbudslisten? 

Uanset om ordregiver vil anvende mængder eller vægtede varelinjer på tilbudslisterne, forekommer det at være mest retvisende, at tilbudslisten bør tage udgangspunkt i rammeaftalens anslåede mængder eller værdi. Ikke de maksimale mængder eller den maksimale værdi. 

Det nævnte udgangspunkt vil harmonere bedst med gennemsigtighedsprincippet samt med parternes forventninger til rammeaftalen. Det gælder, uanset om man måtte være ordregiver eller tilbudsgiver.

Det valg, ordregiver har truffet i forhold til sin evalueringsmodel, bør beskrives nærmere i udbudsbetingelserne.