Orientering om behandling af persondata i forbindelse med rekrutteringsforløb hos HjulmandKaptain

Indledning
HjulmandKaptain Advokatpartnerselskab og ITD HjulmandKaptain (herefter ”HjulmandKaptain”) værner om dine personoplysninger, og vi er meget opmærksomme på behovet for hensigtsmæssig beskyttelse og forsvarlig behandling af de personoplysninger, vi modtager fra dig.

I det følgende kan du læse HjulmandKaptains politik for behandling af de personoplysninger, du afgiver, når du sender en uopfordret eller opfordret ansøgning til HjulmandKaptain, eller indgår i en rekrutteringsproces med henblik på, at HjulmandKaptain kan vurdere, om du er egnet til stillingen.

I henhold til den gældende persondatalovgivning betragtes HjulmandKaptain som dataansvarlig i forhold til de personoplysninger, du afgiver til HjulmandKaptain. Nedenfor finder du alle nødvendige kontaktoplysninger:

HjulmandKaptain advokatpartnerselskab og ITD HjulmandKaptain
Østre Havnegade 12 DK
9000 Aalborg
Tlf.: +45 7015 1000 
CVR: 32 33 71 20 og 36 54 09 31
E-mail: HR@70151000.dk

Persondatapolitik
HjulmandKaptains behandling af dine personoplysninger lever op til de til enhver tid gældende krav, herunder sikkerhedskrav, der følger af persondatalovgivningen. HjulmandKaptain gennemgår jævnligt de registrerede personoplysninger og sletter de personoplysninger, der ikke længere er relevante at behandle. Det samme gælder personoplysninger, som en ansøger ønsker slettet, og som HjulmandKaptain ikke længere har noget grundlag for at behandle.

Når du sender en ansøgning til HjulmandKaptain og/eller indgår i et rekrutteringsforløb, forudsætter det, at du afgiver visse personoplysninger. Disse oplysninger indhentes for at kunne vurdere, om du er egnet til den pågældende stilling. Grundlaget for behandlingen er derfor at kunne gennemføre foranstaltninger, der træffes på din foranledning, forud for indgåelsen af en kontrakt.

Vi opfordrer dig til, at du ikke sender os flere personoplysninger, end hvad der er nødvendigt for, at vi kan vurdere dig og dine kvalifikationer. Vi opfordrer eksempelvis til, at du ikke sender os dit cpr. nr., idet vi ikke har behov herfor for at kunne behandle din ansøgning. Vi opfordrer dig ligeledes til altid at give os besked, hvis dine kontaktoplysninger ændrer sig under rekrutteringsforløbet.

HjulmandKaptain behandler alle personoplysninger fortroligt, og vi har foretaget en række tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger med det formål at beskytte dine personoplysninger mod hændelig eller ulovlig tilintetgørelse eller ændring, samt mod at de kommer til uvedkommendes kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med persondatalovgivningen.

Der tages back-up dagligt af alle vores elektroniske data, og vi har beskyttet os ved at have installeret blandt andet antivirussoftware og firewalls. Derudover har vi en række fysiske sikkerhedsprocedurer, herunder blandt andet adgangsbegrænsning og aflåsning af lokaler, som sikrer mod, at uvedkommende får adgang til lokaler med fysisk eller elektroniske data.

Vi anvender en række databehandlere til at varetage nogle IT-mæssige ydelser hos os. Vores databehandlere håndterer alene personoplysninger efter instruks fra HjulmandKaptain og således også kun til de specifikke formål, HjulmandKaptain har fastlagt. Databehandlerne er desuden underlagt samme sikkerhedskrav som HjulmandKaptain, og de personoplysninger, der gives adgang til, behandles derfor altid fortroligt.

Opbevaring af persondataoplysninger i forbindelse med rekruttering
HjulmandKaptain anvender et rekrutteringssystem fra HR Manager Talent Solutions under rekrutteringsforløbet. Hvis du vil søge en stilling, bliver du bedt om at oprette et login, så du blandt andet har mulighed for at rette eller slette oplysninger i din ansøgning.

HjulmandKaptain er dataansvarlige for de oplysninger, du indtaster i rekrutteringssystemet.

HjulmandKaptain behandler desuden personoplysninger, der modtages i din ansøgning og de tilknyttede bilag, som du har mulighed for at uploade i systemet. Dette udgør typisk dine kontaktoplysninger på ansøgeren, oplysninger om kvalifikationer, erfaringer, motivation for ansøgningen og personlige og faglige egenskaber hos ansøgeren.

Behandling af personoplysninger ved modtagelse af uopfordrede jobansøgninger
Uopfordrede jobansøgninger vil blive besvaret med henblik på invitation til jobsamtale eller oplysninger om, at der ikke er nogle ledige stillinger lige nu, men at vi gemmer ansøgningen i 6 måneder. Når vi modtager din ansøgning, vil vi sende dig en bekræftelsesmail, således at du er sikker på, at vi har modtaget din ansøgning.

Hvis vi ikke meddeler dig et afslag med det samme, gemmes uopfordrede ansøgninger i 6 måneder, hvorefter de slettes, hvis du ikke er blevet tilbudt et job. Hvis vi ønsker at gemme den uopfordrede ansøgning i længere tid end 6 måneder, indhenter vi et samtykke hertil fra dig.

Meddelelse om afslag til ansøgere
Afslag på uopfordrede og opfordrede ansøgninger vil ske pr. mail, og du vel heri blive oplyst om baggrunden for afslaget.

Referencer
Referencer vil blive indhentet i det omfang, de findes nødvendige i rekrutteringsprocessen og kun, hvis du har været til en jobsamtale hos HjulmandKaptain. Du vil altid blive bedt om at afgive samtykke til, at vi indhenter referencer hos tidligere arbejdsgivere, herunder oplysninger om tidligere stillingsindhold, håndtering af arbejdsopgaver- og ansvar samt samarbejdsevner.

Referencerne vil blive slettet sammen med ansøgningen efter endt rekrutteringsproces, medmindre du bliver ansat eller giver samtykke til, at de gemmes i længere tid. Du vil ved indhentelsen af et samtykke blive oplyst om formålet med indsamlingen og opbevaringen.

Straffeoplysninger
Straffeattest vil kun blive indhentet for ansøgere, som HjulmandKaptain har ansat eller forventer at ansætte og kun i de situationer, hvor vi vurderer, at det er sagligt og proportionelt i forhold til stillingens funktion. Straffeattester indhentes altid efter samtykke fra dig.

Helbredsoplysninger
I visse tilfælde kan det være nødvendigt og også obligatorisk for dig at oplyse helbredsoplysninger, der karakteriseres som en følsom personoplysning. Dette gælder, hvis du har en sygdom, som påvirker din arbejdsevne/funktionsdygtighed i forhold til den pågældende stilling. Disse oplysninger vil alene blive registreret, hvis der gives samtykke hertil, eller hvis oplysningerne falder inden for helbredsoplysningslovens § 2, og du således er forpligtet til at oplyse dem til HjulmandKaptain. Hvis du ikke opnår en ansættelse ved HjulmandKaptain, vil helbredsoplysningerne blive slettet igen sammen med ansøgningen og bilagene hertil.

Efterfølgende ansættelse
Alle afgivne personoplysninger fra rekrutteringsprocessen vil blive opbevaret under ansættelsesforholdet, hvis du efterfølgende ansættes hos HjulmandKaptain.

Videregivelse af dine personoplysninger
HjulmandKaptain videregiver ikke de personoplysninger, du afgiver i din ansøgning og tilhørende bilag samt i forbindelse med en rekrutteringsproces, til tredjemand.

Cookies under anvendelse af HR Manager Solutions
Systemet bruger to forskellige sæt af første-part cookies under sine operationer. Det første sæt er såkaldte session-cookies, der er nødvendige for at identificere brugerne og give dem mulighed for at logge ind i systemet, opdatere deres CV eller ansøge om stillinger. Det andet sæt består af Google Analytics-cookies, der bruges til at indsamle rapporter om besøg på webstedet, og at forfine brugeroplevelsen og brugervenlighed. Alle cookies er første-cookies og indsamler anonyme data. Alt data er for strengt internt brug og deles ikke med nogen tredjeparter.

Dine rettigheder
Ovenfor er det beskrevet, hvilke personoplysninger HjulmandKaptain behandler om dig, hvad grundlaget er herfor, og hvor længe de opbevares, idet vi har pligt til at informere dig herom. Hvis du har spørgsmål hertil eller ønsker yderligere oplysninger/indsigt, er du altid velkommen til at kontakte HjulmandKaptain.

Du har desuden ret til at få indsigt i samt udleveret dine personoplysninger på et læsbart medie samt ret til at få rettet ukorrekte eller vildledende personoplysninger, som er registreret om dig hos os. Du har endvidere ret til at gøre indsigelse mod behandlingen af dine personoplysninger eller anmode os om at slette dine personoplysninger.

Har du spørgsmål til vores behandling af dine personoplysninger, er du velkommen til at kontakte os på denne e-mailadresse: HR@70151000.dk. Ud over ovenstående har du også mulighed for at klage til Datatilsynet over behandlingen af dine personoplysninger.

Hvis du har spørgsmål i forhold til vores behandling af dine personoplysninger, er du også meget velkommen til at kontakte HjulmandKaptain på ovennævnte mailadresse.

Ved at indsætte dine personlige oplysninger i systemet og acceptere disse betingelser, accepterer du at du har læst og forstået ovenstående persondatapolitik.