Vigtig information til kommuner vedrørende medarbejderes adgang til ny retsportal

Dette betyder, at alle civile retssager bliver ekspederet via den elektroniske sagsportal minretssag.dk, hvortil alle retssagens dokumenter og korrespondance uploades. Er eller bliver man part i en sag, vil man modtage besked i e-boks om, at man skal logge sig ind på portalen og orientere sig der.

I den forbindelse skal kommunen være særligt opmærksom på, at alle medarbejdere, der har en digital signatur/NemID, som udgangspunkt har adgang til alle kommunens sager.

Dette kan have store konsekvenser for kommunen, specielt hvis dokumenterne indeholder persondata (hvilket de i praksis altid vil gøre), idet en adgang for alle medarbejdere indebærer en overtrædelse af persondatareglerne (pt. persondataloven og fra 25. maj 2018 Persondataforordningen). 

Kommunen anbefales kraftigt at tage stilling til, hvilke medarbejdere der skal have adgang til hvilke sagsakter i kommunens sager. På minretssag.dk er der mulighed for at tildele sagerne bestemte rettighedsgrupper. Rettighedsgrupperne giver kun de medarbejde, der er i denne gruppe adgang til sagsakterne i sagen, og rettighedsgrupperne skal opsættes i Nets af kommunens NemID-administrator.

Systemet er allerede taget i brug ved retterne i Aalborg, Hjørring, Randers, Viborg, Holstebro, Horsens, Aarhus, Herning og Vestre Landsret. Udrulning til de øvrige retskredse vil ske løbende de næste måneder og slutter den 2. februar 2018 med Højesteret. 

Derudover anbefales det, at kommunen behandler spørgsmålet om medarbejderadgang til minretssag.dk i sin persondatapolitik. Hvilke medarbejdere, der skal have adgang til dokumenterne, må afgøres ud fra en vurdering af i hvilket omfang, der er en saglig begrundelse.

Har du spørgsmål til ovenstående, er du altid velkommen til at kontakte os.