Tips til den gode kontrakt

Indsigt
06.09.2017

Langt de fleste virksomheder laver kontrakter, når de indgår aftaler med kunder, leverandører eller andre samarbejdspartnere. Uanset at en mundtlig aftale er lige så bindende som en skriftlig, er det bedste råd da også, at man altid sørger for at have en skriftlig aftale.

Dels gør det lettere at bevise, hvad der er aftalt, hvis der opstår tvivl, dels kan aftalen bruges som en slags manual eller køreplan for parternes samarbejde – hvem gør hvad, hvornår og hvordan? Hvad koster det og hvad hvis aftalen ikke overholdes?

 

Som advokat ser jeg jævnligt situationer, hvor hensigten med en kontrakt utvivlsomt har været god, men at kontrakten måske ikke fik den fornødne opmærksomhed (i en travl hverdag), da den blev udarbejdet. På den baggrund kan der opstå nogle misforståelser, som begge parter helst havde undgået.

 

I mange tilfælde kunne de situationer være undgået med nogle få overvejelser, som jeg har beskrevet herunder ud fra de ting, jeg ser i praksis. Jeg håber, det kan hjælpe dig til at undgå at havne i en konflikt, der både kan være dyr og ikke mindst unødigt tidskrævende.

 

Indlægget er delt ind i følgende afsnit:

  • Hvem indgår du aftale med?
  • Hvilken ydelse skal leveres?
  • Hvor og hvordan skal aftalen opfyldes?
  • Hvornår skal aftalen opfyldes?
  • Hvad hvis aftalen ikke overholdes?
  • Værneting – hvor skal der anlægges sag, hvis der opstår tvist?
  • Skal der være fortrolighed/eksklusivitet?
  • Har du styr på dine salgs- og leveringsbetingelser?
  • Du kan måske få retshjælp, hvis uheldet er ude
  • Husk at søg inspiration på internettet og brug dit netværk

  
Hvem indgår du aftale med?

Spørgsmålet lyder måske enkelt, men det er det ikke nødvendigvis. Er din kunde Tømrermester Jens Jensen v/Jens Jensen, Jens Jensen ApS eller Tømrermester Jens Jensen IVS? Eller et aktieselskab – Jens Jensen A/S?

Det første er en enkeltmandsvirksomhed, dvs. en personlig ejet virksomhed, hvor ejeren hæfter personligt. De to mellemste et anpartsselskab og iværksætterselskab. Det sidste et aktieselskab.

 

Når du indgår aftalen, er det ikke lige meget, hvem kunden er. I bedste fald forløber samarbejdet helt uden problemer, uanset at kundeforholdet ikke står helt klart. I værste går samarbejdet skævt og din kunde bruger uklarheden som en smutvej til eksempelvis at undlade at betale. Eller man opdager ved nærmere eftersyn, at kundens (det pågældende selskabs) økonomi ikke var så god, som man troede, selvom et kig i regnskaberne kunne have givet et fingerpeg om det.

 

Skal du levere varer eller ydelser til Jens Jensen IVS, som er et iværksætterselskab, der kan stiftes med en kapital på kr. 1,00 (én krone), kan det også være en indikation for, at selskabet måske ikke er i stand til at betale regningen til sidst. Også af den grund er det en god idé at undersøge, hvem du handler med.

 

Det gælder i øvrigt altid ved selskaber, at selskabet kun hæfter med kapitalen i selskabet, medmindre andet er aftalt. Ejeren hæfter altså ikke personligt. Det vil sige, at selvom ejeren af selskabet kører i en Ferrari, kan du ikke nødvendigvis være sikker på at få din betaling, hvis din kunde er ejerens selskab, som har en begrænset selskabskapital, f.eks. kr. 50.000,00. Eller mindre som nævnt i forhold til IVS’er. 

 

Det er ofte, når tingene går skævt, at man finder ud af, at man måske ikke helt ved, hvem man egentlig indgik aftale med. Sørg for nøje at undersøge, hvem aftalen indgås med og kontrollér, at CVR-nummeret, der skrives ind i kontrakten, er det korrekte. 

 

Hvis du er nervøs for at få betaling for din ydelse, kan du sikre din betaling ved forudbetaling, depositum, garanti, kaution, ejendomsforbehold i varer o.l. 

 

Hvilken ydelse skal leveres?

Selve den ydelse, der skal præsteres, er et af de punkter, der bør bruges særlig energi på at beskrive i kontrakten. 

 

Der er stor forskel på, om aftalen er eksempelvis en ansættelseskontrakt, en aftale om indkøb af et IT-system, en franchiseaftale eller en ejeraftale blandt ejerne i et selskab. Skal der leveres viden, et (del-) produkt, rådgivning eller andet? 

 

Skal du eller din samarbejdspartner kun levere en del af det samlede arbejde, er det en god idé at skrive ind i kontrakten, hvorledes ansvarsfordelingen er i forhold til opgaven, der skal udføres. 

 

Uanset typen af aftale er det en god idé at prøve at se ”udefra”, om kontrakten er tilstrækkelig klar i forhold til ydelsen, der skal præsteres. Ville en uvedkommende – uden forudgående kendskab til dine drøftelser med samarbejdspartneren – kunne læse præcist i kontrakten hvilken ydelse, der er tale om?

 

Og er kontrakten tilstrækkelig grundig i forhold til det samarbejde, der påtænkes? I visse tilfælde er en kort, enkel kontrakt tilstrækkeligt. I andre tilfælde er det nødvendigt med en grundig og detaljeret kontrakt. 

Eksempelvis indkøb af en app til din virksomhed. Der kan være tale om en ret kompliceret IT-kontrakt, hvor der bør tages stilling til mange ting, f.eks.: 

  • Skal app’en kunne bruges til alle enheder (Iphone, Android, PC, Mac, Ipad m.v.)? 
  • Skal app’en være f.eks. ”native”, ”hybrid” eller en ”web-app”? 
  • Hvordan skal app’ens design og grafiske udseende være?
  • Skal app’en samarbejde med dine nuværende IT-systemer eller andre?
  • Hvad skal app’en i det hele tage kunne – kundeadgang, logning, søgning, adgang til filer, cloud-løsninger, GPS-tracking, lagring eller andet?
  • Hvem har rettighederne til app’en, når den er færdigudviklet?
  • Skal der afholdes brugeraccept-test, dvs. hvor app’en testes i dit interne IT-miljø?
  • Hvem foretager prøvetesten og hvad skal ”succeskriterierne” være?

  

Med andre ord afhænger detaljeringsgraden af kontrakten blandt andet af størrelsen og kompleksiteten det samarbejde, der indgås. Uanset størrelsen af kontrakten bør det altid fremgår klart og tydeligt, hvad aftalen går ud på, og det er vigtigt at overveje, om alle relevante forhold er medtaget i kontrakten. Også det, der måske virker indlysende og som en selvfølge.

 

Hvor og hvordan skal aftalen opfyldes?

Det bør indgå som et element i kontrakten, hvor og hvordan kontrakten opfyldes.

Drejer det sig om levering af varer, er det enkelt at beskrive, hvor varen skal leveres, men hvem bærer risikoen for varernes befordring til din eller kundens adresse, hvis varerne bliver skadet under transporten? Der findes en række forskellige transportklausuler, der tager stilling til risikofordelingen og hvornår en vare anses for ”leveret”.

 

Hvor og hvordan aftalen skal opfyldes, vil igen afhænge helt af omstændighederne i den konkrete situation.

Drejer det sig ikke om varer, men f.eks. levering af noget ”mere diffust” som levering af viden eller rådgivning, kan det f.eks. beskrives, om der skal:

  • afgives skriftlige tilbagemeldinger,
  • afholdes månedlige møder eller afrapporteringer, f.eks. telefonmøder, video-møder eller fysiske møder
  • udarbejdes rapporter, notater eller andet om rådgivningen,
  • gives kopi på USB-stik, uploades dokumenter i en cloud-løsning eller andet.
      

Hvornår skal aftalen opfyldes?

For de fleste er det væsentligt, at en ydelse bliver præsteret på et bestemt tidspunkt.

Derfor bør man sikre sig, at der ikke foreligger tvivl om, hvornår ydelsen forventes opfyldt, eller hvornår man kan kræve ydelsens opfyldelse:

  • Skal varerne leveres på en bestemt dato eller løbende (successivt)?
  • Skal rådgivningen være udført inden en bestemt dato?
  • Skal der være ”milepæle”, hvis der skal produceres en vare eller ordre, f.eks. et kompliceret stykke software?
  • Eller f.eks. ved en ansættelseskontrakt: Hvornår skal den ansatte have udført den pågældende arbejdsindsats – eller hvornår skal resultatet være opnået – for at kunne få bonus?

 
Hvad hvis aftalen ikke overholdes?

Den gode kontrakt bør afholde et afsnit omkring ”misligholdelse”, dvs. hvordan der forholdes, såfremt en eller begge parter ikke lever op til sine forpligtelser i henhold til kontrakten.

 

Eksempler på relevante punkter i relation til misligholdelse er:

  • Om misligholdelse giver direkte adgang til at ophæve kontrakten (annullere) eller om en part i første omgang har adgang til at afhjælpe (f.eks.) reparere en mangelfuld ydelse
  • Hvad der udgør væsentlig misligholdelse, så der kan ske ophævelse af kontrakten. Er det f.eks.:
    1) at ydelsen ikke præsteres til tiden
    2) at en part overskrider aftalen (f.eks. en handelsagent, der handler uden for det aftalte territorium), eller
    3) at alle ejere af et selskab skal præstere en vis minimumsindsats hver uge. Ellers kan de øvrige ejere købe den misligholdende parts anparter for eksempelvis 50 % af værdien af anparterne?
  • Betaling af dagbod (”bøder” pr. dag), hvis der sker forsinket eller mangelfuld levering af et produkt?
  • Betaling af konventionalbod (en anden type ”bøde”) hvis aftalen ikke overholdes, f.eks. hvis leverandøren alligevel leverer til konkurrenten, selvom det var aftalt, at leverandøren kun skulle levere til dit firma. Leverandøren skal da betale dig et aftalt beløb, f.eks. kr. 100.000,00.
  • Ansvarsbegrænsning, f.eks. at erstatningskrav maksimalt kan udgøre kontraktens værdi og ikke tabt fortjeneste? Dette kan også være relevant i forhold til produktansvar.
  • Hvem der ejer ydelsen/produktet, såfremt kontrakten afbrydes undervejs, f.eks. hvis der skal udarbejdes en app eller andet produkt, udarbejdes tegninger til et hus o.l.


Hvilken form for sanktion, der skal være tale om, afgøres ved forhandling mellem parterne.

 

Ofte ses, at en part ikke vil acceptere at skulle betale en konventionalbod (”bøde”) på eksempelvis kr. 100.000,00, hvis en aftale brydes. I sådanne situationer skal man overveje, om man vil indgå samarbejde med parten, idet man da har væsentlig ringere sanktionsmuligheder over for parten. Og måske kan det være tegn på, at partens hensigter ikke er det, der gives udtryk for.

 

Er du ved at sælge din virksomhed, og vil køberen ikke acceptere en konventionalbod, hvis aftalen ikke bliver til noget, bør du tænke dig om. Køberen kan da have fået indsigt i dine kunder, forretningsforhold, prissætning, leverandøraftale, nøglemedarbejdere og meget andet, uden at du reelt kan gøre noget, hvis køberen springer fra handlen og i stedet drager nytte af oplysningerne om din virksomhed.

 

Det er vigtigt, at afsnittet om misligholdelse står skarpt, således at der ikke er tvivl om konsekvenserne, hvis aftalen misligholdelse.

 

Værneting – hvor skal der anlægges sag, hvis der opstår tvist?

Særligt når der indgås internationale kontrakter, er det væsentligt at være opmærksom på, hvad der aftales omkring værneting, dvs. ved hvilken ret / domstol, sagen skal anlægges, hvis der opstår uenighed om kontraktens indhold.

 

For de fleste er det ikke særlig sjovt, at en tvist skal afklares ved f.eks. domstolene i Rusland, fordi den russiske kunde skrev ind i kontrakten, at tvister afgøres dér, og man ikke lige fik protesteret mod netop dét aftalevilkår. Betaler den russiske kunde ikke, må man sagsøge kunden ved de russiske domstole.

 

Det siger formentlig sig selv, at det bedste, for de fleste danske virksomheder er, at dansk ret og danske domstole (eller voldgift) skal anvendes. Alternativt skal man aktivt aftale med sin samarbejdspartner, hvilken domstol (f.eks. neutralt land) der skal være værneting og hvilket sæt lovregler (f.eks. FIDIC), der skal finde anvendelse, hvis der opstår en tvist.

 

Fortrolighed/eksklusivitet

Er kontraktens indhold så vigtig for dig, at ingen andre må få kendskab til den, bør du indsætte et afsnit om fortrolighed kombineret med en konventionalbod som nævnt tidligere. Så kan du kræve et økonomisk plaster på såret, hvis din modpart alligevel bryder fortroligheden. Det kan også være relevant, hvis aftalen indeholder eksklusivitet, særligt i forbindelse med et forhandlingsforløb om den pågældende aftale.

 

Salgs- og leveringsbetingelser

Bruger din virksomhed salgs- og leveringsbetingelser, så husk at de kun er gyldige, hvis de er aftalt ved aftalens indgåelse. De skal optimalt set helst aktivt være bekræftet af kunden / samarbejdspartneren, men skal som minimum indgå som en del af det aftalegrundlag, I handler på baggrund af. Salgs- og leveringsbetingelserne kan IKKE sniges ind efter kontrakten er underskrevet, ved henvisning på en hjemmeside, bag på en faktura, med små bogstaver eller lignende. Ellers kan du ikke være sikker på, at de er gyldigt aftalt.

 

Hvis dit produkt forårsager skade hos din kunde, uanset om produktet er rådgivning eller et fysisk produkt, er det ikke sjovt at finde ud af, at den ansvarsbegrænsning, man troede var gældende i henhold til salgs- og leveringsbetingelserne, slet ikke er gyldigt aftalt…

 

Retshjælp – hvis uheldet er ude

Selvom man tager stilling til ovenstående (og meget mere) i sine kontrakter, er det ikke en garanti for, at man får lavet en skudsikker kontrakt. Fra tid til anden kan der alligevel opstå tvivlsspørgsmål om kontraktens rækkevidde, formuleringer, o.l. uanset hvor godt, man synes, man har udformet kontrakten.

 

Man kan derfor overveje at tilkøbe forsikringsdækning til retshjælp i erhvervssager, hvis uheldet skulle være ude og der opstår en tvist med en kunde eller samarbejdspartner. Så får du en økonomisk håndsrækning fra forsikringsselskabet til at betale for en advokats bistand. De nærmere priser og vilkår kan du forhøre dig om hos dit forsikringsselskab.

 

Det er altid en balance, hvor hårdt man skal gå til sine kunder eller samarbejdspartnere, men nogle gange kan det være nødvendigt at gå hårdt til værks, og så er det vigtigt at være klar over, at en tvist kan være både dyr og langvarig. Det er ikke ualmindeligt, at nogle spekulerer i, at modparten ikke har råd til at køre en sag. Forsikringsdækningen kan da være med til at sikre, at økonomien i det mindste ikke bliver et problem.

 

Brug internettet og dit netværk

Punkterne ovenfor kan aldrig erstattes af egentlig rådgivning fra en jurist eller advokat. Det er som nævnt indledningsvis blot mine inputs til at undgå de misforståelser/tvister, jeg som advokat oftest ser i praksis. Der kan være mange andre ting, der kan være nødvendigt at overveje i den konkrete situation for at du får lavet en kontrakt, der sikrer dig ordentligt.

 

Men husk, at i disse tider kan meget godt findes på internettet – også eksempler på gode kontrakter. Søg inspiration, vejledning, skabeloner, sparring og meget andet på nettet, så du får lavet den bedste kontrakt, hvis du helst vil undgå at købe dig til rådgivning. Husk også at brug dit netværk. Måske kender du en, der vil læse kontrakten igennem eller som kan bidrage med egne erfaringer?

 

Såfremt du har spørgsmål til ovenstående, er du altid meget velkommen til at kontakte os på telefon 7015 1000 eller mail@70151000.dk

Søger du sparring og juridisk rådgivning?

Hos HjulmandKaptain er vores advokater specialister i selskabsret. Kontakt os for at høre nærmere eller læs mere om, hvordan vi kan hjælpe dig.

 

Læs mere

Tilmeld dig
HjulmandKaptains
nyhedsbrev

Få nyheder, invitationer til arrangementer, gode råd og viden om jura inden for de fagområder, der interesserer dig.

 

Ja tak, hold mig opdateret