Standstill-perioden – Hvad skal du være opmærksom på som ordregiver?

Klagenævnets kendelse af 18. december 2020, Kube Data ApS mod Udenrigsministeriet m.fl.

Sagen kort fortalt og udbuddets parter

Udenrigsministeriet, Rigspolitiet og Udlændinge- og Integrationsministeriet (herefter ”ordregiver”) udbød i februar 2020 i fællesskab som offentligt udbud efter udbudsloven en kontrakt om opgradering og vedligeholdelse af udstyr til biometrioptagelse og køb af nye biometristationer og mobile biometristationer.

Den tidligere leverandør var Biometric Solutions, som var blevet tildelt opgaven på en rammeaftale i 2014. Denne rammeaftale udløb i januar 2018.

Ved udløb af tilbudsfristen den 9. marts 2020 havde tre virksomheder afgivet tilbud, og ordregiver besluttede den 30. april 2020 at indgå kontrakt med den tidligere leverandør, Biometric Solutions.  

Arbejde udført i standstill-perioden

En af de forbigåede tilbudsgivere, Kube Data ApS (herefter ”Kube Data”), klagede til klagenævnet, da den tidligere leverandør, Biometric Solutions, efter deres opfattelse havde udført arbejde omfattet af den udbudte kontrakt i standstill-perioden.  

Kube Data mente altså, at der var handlet i strid med forbuddet om at indgå kontrakten i perioden fra indgivelsen af klagen til klagenævnet og indtil det tidspunkt, hvor klagenævnet træffer beslutning om, hvorvidt klagen skal have opsættende virkning.

Ordregiver mente derimod ikke, at der var blevet anskaffet ydelser under den udbudte konkrakt, da Biometric Solutions alene hjalp til med flytteopgaver af biometristationer. Ordregiver mente også, at ydelserne under alle omstændigheder var under tærskelværdien.

Under sagen blev der fremlagt fakturaer udstedt af Biometric Solutions til Udlændingestyrelsen. Disse fakturaer var udstedt henholdsvis den 14. og den 20. maj 2020.

Klagen til Klagenævnet for Udbud

For klagenævnet nedlagde Kube Data bl.a. en påstand om (påstand 3), at ordregiver havde handlet i strid med lov om Klagenævnet for Udbud ved at lade den vindende tilbudsgiver påbegynde arbejde omfattet af den udbudte kontrakt inden for standstill-perioden og inden afgørelsen om opsættende virkning.

Klagesagen omhandlede dog også spørgsmålet om, hvorvidt det vindende tilbud var ukonditionsmæssigt.

Kube Data henviste bl.a. til fakturaerne og gjorde gældende, at ordregiver i perioden, hvor Kube Datas klage har opsættende virkning, uberettiget havde aftaget ydelser hos Biometric Solutions, som var omfattet af den udbudte kontrakt.

Klagenævnet henviste til de to fakturaer, og at der ifølge fakturateksten var blevet faktureret for henholdsvis ”Udlånte stationer gennemgået, monteret, testet og leveret i Ryesgade” og for ”Flytning af Biometri i Ryesgade og opsætning i nyt Borgerservice i Næstved samt bagplader til fotooptag”. Klagenævnet bemærkede, at store dele af det arbejde var udført i standstill-perioden.

Klagenævnet bemærkede herefter, at den udbudte kontrakt både omfatter opgradering af eksisterende biometristationer og levering af nye. Det fremgik også af udbudsmaterialet, at ordregiver kunne rekvirere den vindende tilbudsgivers hjælp til bl.a. flytning af udstyr.

På den baggrund, herunder også den tidsmæssige sammenhæng, fandt klagenævnet, at arbejdet udført af Biometric Solutions var omfattet af den udbudte kontrakt. Ordregiver havde derfor handlet i strid med lov om Klagenævnet for Udbuds § 12, stk. 2 ved at indgå aftalen om udførelsen af ydelserne i standstill-perioden.

Da arbejdet var blevet udført, blev ordregiver pålagt en økonomisk sanktion på kr. 25.000.

HjulmandKaptains kommentarer

Det er velkendt, at der kan indtræffe en standstill-periode under et igangværende udbud. En sådan standstill-periode medfører, at ordregiver tidligst må indgå kontrakten med den valgte tilbudsgiver, efter denne periode er udløbet.

I den standstill-periode kan en forbigået tilbudsgiver klage til klagenævnet over tildelingsbeslutningen, hvilket ovennævnte kendelse er et eksempel på.

Det er ikke ofte, vi ser kendelser på den problematik, at man påbegynder arbejde omfattet af en udbudt kontrakt for tidligt, som denne kendelse altså omhandler. Klagenævnets kendelser er derfor en god påmindelse om, at ordregivere skal huske på, at det ikke er tilladt at påbegynde arbejde omfattet af en udbudt kontrakt i standstill-perioden.

Klagenævnet pålægger ordregiver en økonomisk sanktion efter lov om Klagenævnet for Udbud § 18, stk. 2. Grunden til, at man anvender denne sanktion, er, at arbejdet var udført, hvorfor det ikke giver mening af tillægge aftaleindgåelsen om arbejdet uden virkning. Til gengæld er det væsentligt at være opmærksom på, at Klagenævnet, i en lignende situation, meget vel kunne betragte den samlede rammeaftale for indgået og derefter tillægge denne uden virkning.

Har du spørgsmål eller brug for rådgivning?

Har du spørgsmål eller brug for rådgivning i forbindelse med håndtering af standstill-perioder eller udbud generelt, så er du altid velkommen til at kontakte os.