Ibrugtagningsdag i udbud blev udskudt uden konsekvenser

Klagenævnet for Udbuds kendelse af den 23. juni 2020, PDC A/S mod Region Hovedstaden.

Kendelsen handler om flere ændringer under et igangværende leveranceforløb af en kompliceret IT-leverance.

Leverancens forløb

Den omstridte kontrakt blev oprindeligt indgået i juni 2018. Leverandøren skulle som led i kontrakten levere et system til arbejdstidstilrettelæggelse og personalestyring som en service. Dette system skulle tage over på Region Hovedstadens eksisterende løsning af samme, når kontrakten for den eksisterende løsning ville udløbe den 31. december 2019.  

Det fremgik af kontrakten, at der forud for en ibrugtagningsdato skulle gennemføres en ibrugtagningsprøve. Dette var en betingelse for, at der kunne ske endelig ibrugtagning.

Det seneste tidspunkt for ibrugtagningsprøven var fastsat til den 1. maj 2019, og det seneste tidspunkt for en ibrugtagning var fastsat til den 1. januar 2020. 

Leverancen bliver imidlertid forsinket.

Hvem, der bærer skylden endeligt for forsinkelsen, er ikke så afgørende, men det fremgår af kendelsens nærmere omstændigheder, at pr. den 27. januar 2020 var løsningen taget i brug i én afdeling med henblik på ibrugtagning i resten af regionen i løbet af 2020, og at ibrugtagningsprøven pt. var igangværende.

Som følge af forsinkelsen med den nye leverance indgår Region Hovedstaden og leverandøren et tillæg til kontrakten fra 2018. Heri aftaler de, at levering af den eksisterende løsning skal fortsætte på trods af dennes kontraktudløb, indtil den nye løsning er klar, dog senest til udgangen af februar 2021.

Det er disse ændringer, som en oprindelig tilbudsgiver fra udbuddet om kontrakten indgået i 2018 klager over.

Klagen til Klagenævnet for Udbud

De centrale punkter i klagen er følgende:

• Region Hovedstaden har i strid med principperne om ligebehandling og gennemsigtighed i udbudslovens § 2 og med § 178 ændret grundlæggende elementer i den offentlige kontrakt om system til arbejdstidstilrettelæggelse og personalestyring som en service indgået den 21. juni 2018.

Det får klageren dog ikke medhold i.

HjulmandKaptains kommentarer

På mange måder er kendelsen ganske konkret begrundet. F.eks. kan man læse af kendelsen, at på grund af visse formuleringer i udbudsmaterialet, så udgjorde det seneste tidspunkt for ibrugtagningsprøven og ibrugtagningsdagen ikke et mindstekrav – selvom størstedelen af den udbudte kontrakt var angivet til at have status af mindstekrav i udbudsbetingelserne.

Dernæst efterprøver klagenævnet, om ændringerne af de seneste tidspunkter for ibrugtagningsprøven og ibrugtagningsdagen udgjorde grundlæggende elementer efter udbudslovens § 178.

Det var ikke tilfældet.

Klagenævnet lægger i den forbindelse særligt vægt på, at der ikke er oplysninger i sagen, der understøtter, at hvis ændringsmuligheden havde været kendt i det oprindelige udbudsmateriale, da ville dette have tiltrukket yderligere deltagere til udbuddet. På samme måde ville ændringen ikke have ført til en anden (oprindelig) tildelingsbeslutning. Det skyldes blandt andet, at der var 1 ½ år mellem tidspunktet for kontraktindgåelsen til den fastsatte ibrugtagningsdag.

Heller ikke forlængelsen af den eksisterende løsning, der pudsigt nok var aftalt som et tillæg til den ”nye” kontrakt, udgjorde en ændring af et grundlæggende element.

Der er ingen tvivl om, at leverancetidspunkter almindeligvis er ganske centrale kontraktbestemmelser. Det gælder uanset, om vi taler om afleveringsdagen i en entreprisekontrakt eller ibrugtagningstidspunktet i en IT-kontrakt.

Dermed er der også almindeligvis gode grunde til at være varsom med at ændre på sådanne tidspunkter – uanset om dette sker, mens udbudsprocessen afvikles eller efter kontraktindgåelsen.

Kendelsen viser, at der ikke er lighedstegn mellem leverancetidspunkter, og hvad udbudsloven betragter som grundlæggende elementer.

Det er en konkret vurdering, hvor man må konkludere, at især hvis der har været et kritisk fokus på netop leverancetidspunktet i de udvekslede spørgsmål/svar eller f.eks. forhandlinger under et udbud med forhandling, så skal man være varsom med at ændre på sådanne tidspunkter.

Omvendt er det også vigtigt at være opmærksom på, at ved netop IT-systemleverancer eller bygge- og anlægsprojekter, hvor risikoen for ressourcespild ved et genudbud undervejs i et projekt er så markant, da er der god grund til, at ordregiver kan have fleksibilitet i forhold til at aftale ændringer, uden der dermed er tale om ændringer af grundlæggende elementer efter kontraktindgåelsen.

Har du spørgsmål eller brug for rådgivning?

Har du spørgsmål eller brug for rådgivning i forbindelse med udbud og ændringer af indgåede kontrakter, så er du altid velkommen til at kontakte os. Vi står klar til at hjælpe.