11 mar 2020

Hvordan skal du forholde dig til databeskyttelsesreglerne i forbindelse med covid-19?

Som arbejdsgiver kan det være nemt at lade sig rive med og dele ud af personoplysninger, f.eks. om medarbejdere, til forskellige aktører, herunder både internt i organisationen, men også eksternt til samarbejdspartnere, leverandører mv. Forinden man gør dette, er det dog vigtigt, at man som arbejdsgiver husker databeskyttelsesreglerne.

Hvad siger Datatilsynet?

Datatilsynet udtaler, at en arbejdsgiver godt kan registrere og videregive oplysninger inden for rammerne af databeskyttelsesreglerne, hvis situationen nødvendiggøre det, og hvis oplysningerne ikke er så konkrete og specifikke, at de kan anses for helbredsoplysninger.

Som eksempel nævner Datatilsynet selv, at en arbejdsgiver godt kan registrere og videregive oplysninger om:

  • at en ansat er hjemvendt fra et såkaldt ”risikoområde”
  • at en ansat er i hjemmekarantæne
  • at en ansat er syg

Efter visse omstændigheder vurderer Datatilsynet endvidere, at det også vil være berettiget, at arbejdsgiveren registrerer og videregiver oplysninger af helbredsmæssig karakter.

Er der eksempelvis tale om en smittet medarbejder, vurderer Datatilsynet, at der vil være et hensyn at tage i forhold til ledelsen og de øvrige kollegaers mulighed for at træffe de nødvendige forholdsregler.

Arbejdsgiveren vil således være berettiget til at oplyse de øvrige medarbejdere om, at den pågældende medarbejder er smittet med coronavirussen. Dog skal arbejdsgiveren være meget påpasselig med at melde egentlige personlige oplysninger ud til offentligheden. 

Men husk nu

Det er vigtigt, at man som arbejdsgiver husker på, at registreringen eller videregivelsen fortsat skal være saglig, ligesom de oplysninger, der registreres og videregives, fortsat skal begrænses til det mest nødvendige.

Man bør derfor som arbejdsgiver overveje, hvorvidt der egentlig er en god grund til at registrere eller videregive de pågældende oplysninger, hvorvidt det er nødvendigt at specificere oplysningerne, og hvorvidt det egentlig er nødvendigt at nævne navne på eksempelvis smittede eller karantæneramte medarbejdere.

Gode råd

Som det anbefales alle andre steder fra, anbefales det også fra vores side, at man som arbejdsgiver holder sig nøje opdateret omkring situationen vedrørende coronavirussens spredning og ikke mindst løbende holder sig opdateret på myndighedernes anbefalinger og udmeldinger.

Det er desuden vigtigt, at man som arbejdsgiver også holder sine medarbejdere orienteret om situationen, og herunder særligt hvordan de skal forholde sig til situationen som medarbejder hos dig. Som arbejdsgiver kunne det blandt andet være en god ide:

  • at medarbejderne ved, hvordan de skal forholde sig ved mistanke om coronasmitte
  • at medarbejderne ved, hvilke forholdsregler, de bør tage for at forebygge smitte
  • at der er fastlagt interne retningslinjer for bl.a. rejseaktivitet i de ”røde” områder, rejseaktivitet i de ”orange” områder, og deltagelse i større arrangementer, herunder både arbejdsmæssigt og privat
  • at medarbejderne er bekendte med de interne retningslinjer og procedurer, herunder ved at videreformidle via f.eks. internettet, fælles orienteringsmails eller sms’er - også ved ændringer af retningslinjer mv.

Derudover skal du som arbejdsgiver overveje, om du har et grundlag for at videregive oplysninger om sygdoms- eller karantæneramte medarbejdere.

Er du i tvivl om, hvordan du skal håndtere situationen med en smittet eller karantæneramt medarbejder, herunder både rent databeskyttelses- og ansættelsesmæssigt, så tag endelig fat i os.

Du kan også læse mere om reglerne for, hvordan du som arbejdsgiver skal forholde dig til coronovirus på arbejdspladsen i vores tidligere nyhed: Hvordan skal arbejdsgivere håndtere coronavirus?

Tak for din henvendelse

Vi har sendt dig en kvittering via mail og kontakter dig hurtigst muligt.

Har du spørgsmål til håndtering af personoplysninger i forbindelse med covid-19?

Vores advokater står klar til at hjælpe

Vil du vide mere, eller har du brug for hjælp, så udfyld felterne. Så kontakter vi dig hurtigst muligt.

Vi anbefaler, at du ikke indtaster nogle følsomme personoplysninger (f.eks. helbredsoplysninger) eller cpr. nr. i kontaktformularen.

Se vores persondatapolitik her